Przeprowadziliście Państwo niedawno analizę dużej liczby Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia na wdrożenie systemów informatycznych w placówkach ochrony zdrowia. 

Jakie kluczowe problemy zidentyfikowała Izba Gospodarcza Medycyna Polska w ramach tej analizy?

W ubiegłym roku przeprowadziliśmy analizę ponad 200 specyfikacji. Wnioski płynące z tej analizy, nie wahałbym się określić jako przerażające. Dla przykładu.Ponieważ wysokość środków jakimi dysponuje ogłaszający przetarg jest znana potencjalnym oferentom (ponieważ w znacznej mierze pozyskiwane są z konkursów na środki unijne, a wyniki tych konkursów są informacją publiczną), to otrzymują oferty bliskie kwoty pozyskanych środków. I tak, bardzo podobny zakres rzeczowy przedmiotu zamówienia dla różnych podmiotów leczniczych ogłaszających przetarg, bywa wyceniany z różnicą dochodzącą do nawet 2 mln zł. Zależy to od tego, jak dobrze w rynku oprogramowania i sprzętu oraz wymaganiachwynikających z przepisów prawa, orientują się osoby odpowiedzialne za przygotowanieprzetargu. Z analizy wynika, że przeciętnie bardzo słabo. Dlatego wniosek jaki wysnuliśmy jest następujący. Rynkiem informatycznym w ochronie zdrowia tak naprawdę zarządzają dostawcy. 

Jakie błędy popełniająnajczęściej Zamawiający ogłaszając przetarg na wdrożenie systemuinformatycznego?

Błędów merytorycznych jest tak wiele, że naprawdę trudno by było je wymienić. Ale można podać kilka najważniejszych

- Przesadnie „dokładne” rozpisaniewymagań funkcjonalnych, które powodują niejednokrotnie nieuzasadniony wzrostkosztów związanych z dostosowaniem systemów do wymagań  a wręcz mogą świadczyć o ograniczeniu konkurencjina rzecz konkretnego rozwiązania.

- Brak innych wymagań niżfunkcjonalne. Opis powinien zawierać również elementy wymagań poza funkcjonalnychdotyczących wydajności, ergonomii pracy a przede wszystkim powinien zawieraćopis przypadków użycia i procesów, który dany system ma wspierać. Sam opis funkcjijest niewystarczający gdyż np. „przekazanie wyników badań w wersjielektronicznej”  można zrealizować naróżne sposoby niekoniecznie odpowiadające intencji zamawiającego.

- W analizowanych SWIZ zapomina się,że system ma przede wszystkim wspierać procesy leczenia a nie tylko procesyrozliczeń z NFZ. Dlatego zbyt mały nacisk kładziony jest na ergonomię pracy ifunkcjonalność wspierającą personel medyczny. Takie podejście powoduje opórprzed wykorzystaniem systemu a w konsekwencji niskiej jakości dane w systemie.

- Niedopasowanie wielkości projektu doposiadanych środków finansowych i to w obie strony. Niejednokrotnie szpitalposiada wiele środków finansowych, za które chce kupićniewiele funkcji imodułów ale równie często spotykane są przypadki gdzie zastosunkowo niewielkiepieniądze zamawiający chce kupić wszystkie funkcje, któremu przyszły dogłowy.

- Brak weryfikacji wymagań zawartych wofercie. Mówi się, że papier wszystko przyjmie i niejednokrotnie tak towygląda. Firmy deklarują, że dostarczą określoną funkcjonalność a na etapierealizacji okazuje się, że nie ma to nic wspólnego z rzeczywistością.  Dlatego niezwykle istotne jest, a tego wspecyfikacjach w zasadzie nie ma, zapisanie kryteriów i procedury sprawdzeniazadeklarowanych przez dostawcę funkcjonalności i kryteriów sprawności działaniacałego systemu.

- Nieracjonalne oszczędności. Szkodawydać kilkadziesiąt tys. zł. na profesjonalne doradztwo, bo przecież jakośsobie z tym poradzimy. Tu podpytamy, tam poprosimy znajomego to nam doradzi a najczęściejto w trybie konsultacji przed przetargowych zapytamy potencjalnych dostawców.Wynik takiego podejścia zaprezentowałem w odpowiedzi na poprzednie pytanie. Nausprawiedliwienie dodam, że faktycznie, bardzo trudno znaleźć na rynku profesjonalnych,niezależnych konsultantów.

Przygotowanieprofesjonalnego „opisu przedmiotu zamówienia” (opz) nie jest łatwe. Co by Panradził Zamawiającym.

Pomimo trudności szukać pomocy profesjonalistów. Jako Izba podjęliśmy w tym względzie szereg przedsięwzięć, które powinny w dłuższym okresie czasu, taką mamynadzieję, przynieść pozytywne efekty. Po pierwsze, postawiliśmy na dostarczenie, w możliwie krótkim czasie, stosownej wiedzy informatykom idyrektorom podmiotom leczniczym. Dlatego już w końcu kwietnia zorganizowaliśmy pierwsze seminarium dla informatyków a potem dla dyrektorów i przedstawicieli organów założycielskich. Do października były to w sumie cztery seminaria uwzględniając przerwę wakacyjną. Zamierzamy kontynuować ten cykl. 
Po drugie, przygotowaliśmy przykładowy, w miarę uniwersalny, dotyczący softwar’u, opis przedmiotu zamówienia, dostępny na naszej stronie internetowej. Korzystając z fachowego doradztwa, można go wykorzystać. Po trzecie, napodstawie tego uniwersalnego opz, dostawcy oprogramowania, którzy się na tozdecydują, po sprawdzeniu przez naszych ekspertów, mogą otrzymać potwierdzenie faktycznego a nie tylko zadeklarowanego faktu ich spełniania przez ich oprogramowanie. Po czwarte, zorganizowaliśmy i przygotowaliśmy merytorycznie,grupę ekspertów, którzy są w stanie sprostać stawianym wymaganiom i doradzaćszpitalom. Wykonaliśmy już pierwsze opracowania, np. dla Szpitali: w SuchejBeskidzkiej, Wołominie, Centrum Zdrowia Dziecka czy Szpitala Klinicznego CMKP. 
I po piąte, występujemy o środki unijne w ramach programu Kapitał Ludzki nauruchomienie całego programu szkoleń z zakresu informatyki i telemedycyny. W tym drugim zakresie, współpracujemy z Krajową Izbą Gospodarczą, w ramachprojektu Kigmed.eu Inkubator Innowacyjnych Technologii dla e-Medycyny(szczegóły na stronie www.kigmed.eu). Mamy  nadzieję, że wszystkie te przedsięwzięcia spowodują powstanie zdrowej konkurencji rynkowej w tym segmencie rynku, przede wszystkim w interesie podmiotów leczniczych.  

Jakie kluczowe elementyfunkcjonalne powinny być uwzględnione w opisie przedmiotu zamówieniadotyczącego projektu wdrożenia informatyki. Jakie analizy przedwdrożeniowepowinny być wykonane przed rozpoczęciem przetargu?

Wskazanie kluczowych elementów funkcjonalnych powinno wynikać z analizy procesów zachodzących u kupującego i ich opisania. U każdego kupującego wyglądają oneinaczej i wynikają ze specyfiki jednostki takiej choćby jak: liczba i rodzajoddziałów czy komórek organizacyjnych, ich rozmieszczenie w budynkach, korzystanie z outsourcing’u zadań itd. Kupujący, na ogół posiada już jakieś komputery i oprogramowanie, trzeba więc ocenić jego przydatność i dostosować do nowychpotrzeb. Trzeba wreszcie rozpoznać infrastrukturę techniczną taką jak: instalacje elektryczne, teletechniczne i sprawdzić pewność łączy internetowych ponieważdzisiejsze rozwiązania nie funkcjonują bez pewnego dostępu do internetu. Trzebadokonać „fotografii” stanu istniejącego i mieć wizję tego do czego zmierzamy.To nam określi nasze potrzeby a wysokość dostępnych środków określi co możemy faktycznie zakupić.

 

Od początku tego roku obowiązuje nowe rozporządzenie o dokumentacji medycznej, które umożliwia przechodzenie na elektroniczną formę dokumentacji, na razie na zasadzie dobrowolności a od sierpnia 2014 roku ta forma prowadzenia dokumentacji będzie obowiązkowa. Rozporządzenie powołuje się na normy krajowe i międzynarodowe, nie precyzując ich jednak. Jakie normy zdaniem Izby Zamawiający powinien wziąć pod uwagę ogłaszając przetarg.

Na seminariach przekazujemy wiedzę o tym, co wynika z faktu wejścia w życie tego rozporządzenia Ministra Zdrowia oraz uchwalonej w kwietniu ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia. Świadomość wymagań wynikających z tych aktów prawnych jest niezwykle mała. Ponadto obowiązuje Polska Norma PN 13606, norma niezwykle ważna i stosowne wytyczne Urzędu Zamówień Publicznych dotyczące zamówień publicznych z dziedziny informatyki. Nie stosowanie się do tych przepisów będzie powodować wiele problemów. Naszym zdaniem najpoważniejszym może być taki, że przed końcem sierpnia 2014 roku trzeba będzie wymienić dopiero co zakupione oprogramowanie, ponieważ prowadzenie przy jego pomocy elektronicznej dokumentacji medycznej zgodnie z prawem,  będzie niemożliwe.

 

Jaki  rodzajprzetargu zalecałby Pan placówkom opieki zdrowotnej?

Rodzaj przetargu jest sprawą drugorzędną. Kluczowym aspektem jest jego dobre przygotowanie  w tym przede wszystkim dobrego opisu przedmiotu zamówienia. Aby przygotować dobry OPZ, trzeba dobrze opisać procesy zachodzących w organizacji, dobrze opisać funkcjonalności systemu ale również przygotować jednostkę do zmian organizacyjnych jakie wiążą się zwdrożeniem. Nie można bowiem informatyzować bałaganu. Dlatego kluczowe jestzaangażowanie zarządzających w projekt wdrożenia. Nie może być to problemem działu informatyki lub komórki ds. zamówień publicznych, ponieważ to prosta droga do fiaska całego przedsięwzięcia. Kierownik podmiotu leczniczego musi dobrze przygotować zarządzanie projektem od momentu podjęcia decyzji o informatyzacji, poprzez proces przygotowania projektu, wyboru dostawcy, jego wdrożenia na procedurze odbioru kończąc oraz zapewnić sobie w tym procesie stosowne profesjonalne wsparcie doradcze. Korzystając ze środków Unii Europejskiej musi mieć na uwadze, że będzie rozliczany w okresie 5 lat zefektów wdrożenia. W razie niepowodzenia może dojść do konieczności ich zwrotu.

Wywiad przeprowadzony przez autora bloga dla Wydawnictwa Wiedza i Praktyka.