Menedżerowie nie wiedzą, co i jak powinni przygotować, by rozpocząć wdrażanie systemów informatycznych w swoich placówkach. Niektórzy tworzą niezależne, lokalne systemy. Nie wiadomo, jak je połączą z centralnymi. Grozi to niespójnością, a w konsekwencji kłopotami z rozliczeniem funduszy unijnych – wynika z raportu NIK   Przygotowanie szpitali do daty 1 sierpnia 2014 r., kiedy mają wejść w życie przepisy ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia dotyczące obowiązku prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej, pozostawiają wiele do życzenia. Takie wnioski płyną z raportu kontrolnego procesu informatyzacji ochrony zdrowia opublikowanego przez Najwyższą Izbę Kontroli w maju 2013 r.   Badaniem NIK objęto wszystkie szpitale zakontraktowane przez NFZ. Odpowiedzi udzieliło 421 jednostek szpitalnych, czyli ok.40 % zakontraktowanych przez NFZ, z tego: 24 szpitale akademickie, 31 szpitali założonych przez centralne organy administracji rządowej (zwane dalej „szpitalami centralnymi”), 112 szpitali założonych przez jednostki samorządu województwa (zwane dalej „szpitalami wojewódzkimi”), 159 szpitali „powiatowych, gminnych i miejskich”, oraz 95 jednostek zaliczonych do grupy tzw. „pozostałych szpitali”. Świadczeniodawcy objęci kontrolą i badaniem ankietowym dysponowali łącznie 121 741 łóżkami (48 006 w szpitalach wojewódzkich, a 44 287 w powiatowych, gminnych i miejskich) i zatrudniali (w przeliczeniu na etaty) m.in. 47 992 lekarzy, 89 172 pielęgniarki oraz 1 037 informatyków.   Okazuje się, że 57,5% szpitali nie posiadało oprogramowania wspierającego proces ordynacji leków; 40,0% nie dysponowało programem do obsługi laboratorium; 32,3% nie korzystało z oprogramowania do tworzenia dokumentacji medycznej; 30,9% świadczeniodawców nie dysponowało zintegrowanym systemem informatycznym; 20,2% nie dysponowało oprogramowaniem do obsługi ruchu chorych.   Jeśli chodzi o wyposażenie w sprzęt medyczny umożliwiający cyfrowy zapis wyniku badania: 87,4% szpitali nie dysponowało aparatem mammograficznym, 81,0% jednostek nie posiadało aparatów do rezonansu magnetycznego, 51,8% nie dysponowało tomografami komputerowymi, 41,2% szpitali nie posiadało aparatu RTG, 41,1% świadczeniodawców nie dysponowało cyfrowymi, biochemicznymi analizatorami wieloparametrowymi.   W odniesieniu do komunikacji drogę elektroniczną: ponad 90% szpitali nie zapewniało możliwości sprawdzenia wyników badań przez internet poprzez  ich umieszczenie na indywidualnym koncie pacjenta, prawie 80% nie wykorzystywało internetu w kontaktach z pacjentem np. przy rejestracji, ustalaniu, terminu przyjęcia do szpitala.  Blisko połowa nie posiadała symetrycznego łącza internetowego, a ponad 1/3 nie posiadała możliwości przesyłania danych obrazowych innym świadczeniodawcom w formacie DICOM.   Stan wyposażenia w specjalistyczne oprogramowanie oraz sprzed medyczny umożliwiający zapis wyników badań w formie cyfrowej był skorelowany z wielkością jednostki oraz rodzajem organu założycielskiego lub właścicielskiego. Szpitale w większości dysponowały bardzo ograniczonymi środkami finansowymi na modernizację systemów informatycznych i zakup aparatury diagnostycznej zapewniającej możliwość cyfrowego wyniku badania. Zintegrowany system informatyczny   Spośród 421 kontrolowanych i ankietowanych szpitali, 291 (69,1%) dysponowało zintegrowanym systemem informatycznym lub zapewniało przynajmniej częściową integrację wykorzystywanego oprogramowania obsługującego wybrane komórki organizacyjne szpitala. Odsetek ten był większy w przypadku szpitali wojewódzkich (do 78%). W przypadku pozostałych szpitali wynosił on 64%. Szpitale większe, tj. dysponujące ponad 500 łóżkami najczęściej (blisko 80% dysponowały takimi systemami. Odsetek ten zmniejszał się do 57% w grupie szpitali posiadających od 10 do 100 łóżek oraz 53% w przypadku jednostek posiadających mniej niż 10 łóżek.   Ruch chorych   Analiza posiadanego oprogramowania specjalistycznego wykazała, że systemami do obsługi ruchu chorych dysponowało 336 szpitali (79,8%), jednak jedynie w przypadku 272 spośród nich (65%) stanowił on element zintegrowanego systemu informatycznego. Niemal wszystkie szpitale akademickie (96%), a także duża część szpitali wojewódzkich oraz założonych przez centralne organy administracji rządowej dysponowała tego typu programami (87% w obu grupach). W odniesieniu do szpitali powiatowych, gminnych i miejskich oraz „pozostałych szpitali” odsetek ten wahał się od 65% do 79%. Duże szpitale dysponujące ponad 500 łóżkami posiadały w większości przypadków (ponad 77%) oprogramowanie do obsługi ruchu chorych stanowiące element zintegrowanego systemu informatycznego. Najgorsza sytuacja, pod tym względem, była w szpitalach małych (poniżej 100 łóżek), gdzie jedynie połowa z nich posiadała takie oprogramowanie. Ponad 67% szpitali (283) dysponowało specjalistycznym oprogramowaniem do diagnostyki obrazowej. W przypadku pozostałych grup szpitali odsetek ten wahał się od 66,7% (szpitale założone przez centralne organy administracji rządowej) do 95,8% (szpitale akademickie).Jednak tylko w 142 szpitalach (33,7%) program taki stanowił część zintegrowanego systemu szpitalnego. Odsetek ten zwiększał się w przypadku szpitali posiadających 250 i więcej łóżek, do ponad 40%, ale w przypadku świadczeniodawców posiadających od 10 do 100 łóżek wynosił jedynie 23%.   Kolejki oczekujących   Znaczna cześć szpitali dysponowała systemami do rejestracji pacjentów oczekujących na udzielenie świadczeń zdrowotnych (81,4%), przy czym w przypadku szpitali posiadających ponad 250 łóżek odsetek ten wynosił 90%. Stanowiły one element systemu zintegrowanego jednak tylko u 62,5% jednostek. O ile w przypadku świadczeniodawców posiadających ponad 250 łóżek było tak w odniesieniu do 70% jednostek, o tyle w przypadku szpitali dysponujących od 10 do 100 łóżek odsetek ten wynosił ok 50%.   Obsługa laboratorium   W 254 szpitalach (60,3%) funkcjonowały specjalistyczne programy do obsługi laboratorium. Szpitale posiadające ponad 250 łóżek dysponowały takim oprogramowaniem w ponad 76% przypadków, podczas gdy w grupie szpitali od 10 do 100 łóżek odsetek ten zmniejszał się do 29%, a wśród szpitali poniżej 10 łóżek Jedynie w przypadku 38% szpitali, oprogramowanie do obsługi laboratorium stanowiło element zintegrowanego systemu informatycznego jednostki. Najlepiej wyposażone w takie oprogramowanie były szpitale wojewódzkie (49%). Gospodarka lekiem   Systemy do wpierania gospodarki lekiem działały w blisko 80% szpitalach, przy czym w przypadku szpitali akademickich wynosił on 96%, a w przypadku szpitali dysponujących ponad 250 łóżkami przekraczał 86%. W przypadku 231 szpitali (54,9%) program do gospodarki lekiem był zintegrowany z innymi systemami informatycznymi szpitala. Jednak już tylko 179 szpitali (42,5%) korzystało ze specjalistycznego oprogramowania wspierającego proces ordynacji leków. Największy odsetek takich podmiotów dotyczył szpitali akademickich (54%).   Elektroniczna dokumentacja medyczna   Ponad 66,7% szpitali (285 jednostek) korzystało ze specjalistycznego oprogramowania do rejestrowania danych medycznych. Największy odsetek jednostek dysponujących takim oprogramowaniem dotyczył szpitali akademickich (83%), centralnych (74%) i wojewódzkich (72%). W przypadku szpitali powiatowych, gminnych i miejskich zmniejszał się do 62%. Integrację takiego oprogramowania z systemem szpitalnym zapewniało jednak już tylko 56% badanych jednostek, przy czym największy odsetek dotyczył szpitali dysponujących ponad 250 łóżkami (ponad 62,6%), a w przypadku szpitali do 100 łóżek nie przekraczał 43%.   Programy te jedynie w przypadku niewielkiego odsetka szpitali (28%) były w stanie automatycznie przesyłać dane medyczne. W tym przypadku, wielkość szpitala nie miała istotnego znaczenia (odsetek wahał się od 25% do 32%). Jeszcze niższy odsetek szpitali  (8%) korzystał z oprogramowania pozwalającego na tworzenie dokumentacji medycznej tylko w formie elektronicznej, a następnie jej wydruk. Największy odsetek dotyczył szpitali centralnych (16%) oraz powiatowych, gminnych i miejskich (11%), podczas gdy w odniesieniu do szpitali akademickich było to zaledwie 4%. Aparatura diagnostyczna   Spośród 421 badanych i ankietowanych szpitali, 248 (58,9%) dysponowało cyfrowymi, biochemicznymi analizatorami wieloparametrowymi, z tego jedynie w 180 jednostkach (42,6%) urządzenia te podłączone były do sieci (szpitale te dysponowały aż 510 (74,5%) urządzeniami tego typu spośród 685 posiadanych przez wszystkie badane i ankietowane jednostki). Podobna liczba szpitali (245 jednostki) posiadała cyfrowe aparaty RTG (łącznie 487 tego typu urządzeń). W przypadku 192 szpitali, urządzenia te były podłączone do sieci. Cyfrowe aparaty RTG skoncentrowane były głównie w szpitalach posiadających ponad 250 łóżek (69,7% tego typu aparatów podłączonych do sieci oraz 68,5% ogółu aparatów). Niewielki odsetek szpitali posiadał aparaty do rezonansu magnetycznego (80 jednostek, tj. 19%,z tego w 74 szpitalach urządzenia takie były podłączone do sieci). Najwięcej tego typu urządzeń znajdowało się w szpitalach wojewódzkich (46,6%) oraz w szpitalach liczących powyżej 250 łóżek (85,3% aparatów).   Szpitale były lepiej wyposażone w tomografy komputerowe - 203 (48%) szpitale dysponowały tego typu urządzeniami. Spośród 242 takich urządzeń, 212 (87,6%) pracowało w sieci. Najwięcej sieciowych tomografów komputerowych pracowało w szpitalach wojewódzkich oraz powiatowych, gminnych i miejskich (łącznie 148 urządzeń),a także dysponujących ponad 250 łóżkami (152 urządzeń).Niewielki odsetek szpitali (13%) posiadał aparaty mammograficzne. Spośród 61 urządzeń tego typu, 50 podłączonych było do sieci. Porównanie liczby urządzeń w danej grupie szpitali do jej liczebności wskazuje, że najlepiej wyposażone były szpitale centralne – 30% spośród nich dysponowało tego typu aparatami, podczas gdy „pozostałe szpitale” oraz powiatowe, gminne i miejskie były najgorzej wyposażone (8-9% spośród nich dysponowało aparatami tego typu). 212 szpitali posiadało cyfrowe ultrasonografy kardiologiczne, ale jedynie w przypadku 41 spośród nich, urządzenia te były podłączone do sieci. Urządzenia te skoncentrowane były głównie w dużych jednostkach. Ponad 75% spośród wszystkich tego typu urządzeń oraz 79,3% podłączonych do sieci, wykorzystywanych było w szpitalach liczących powyżej 250 łóżek.   Dostęp do Internetu   Kontrola wykazała, że niemal wszystkie szpitale (414 jednostek) dysponowały dostępem do internetu. Dotyczyło to zarówno pracowników administracji, jak również personelu medycznego. Jednak symetryczne łącze internetowe posiadało już tylko 50% podmiotów (najwięcej bo 75% szpitali akademickich, a tylko 40% szpitali powiatowych, miejskich i gminnych). Duże braki odnotowano również w zakresie możliwości przesyłania danych obrazowych do podmiotów trzecich. Spośród 421 badanych szpitali jedynie 271 (64,4%) posiadało możliwość przekazywania wyników obrazowych badań diagnostycznych w formacie DICOM wymaganym rozporządzeniem Ministra Zdrowia.. Najwyższy poziom ucyfrowienia w tym zakresie wykazywały szpitale akademickie i centralne (po 77%), a najniższy – jednostki z grupy „pozostałe szpitale” – 31,6%. W przypadku szpitali posiadających od 250 do 500 łóżek, aż 80% z nich posługiwało się tym formatem. Z kolei w grupie szpitali posiadających od 100 do 250 łóżek było to 65%, a od 10 do 100 łóżek jedynie 44%.   Znacznie gorsza sytuacja dotyczyła możliwości elektronicznego komunikowania się szpitali z pacjentami. Wg NIK systemy informatyczne budowane przez świadczeniodawców miały na celu przede wszystkim usprawnienie ich wewnętrznej organizacji. W niewielkim tylko stopniu służyły one poprawie komunikacji z pacjentem. 77,7% nie wykorzystywało internetu w kontaktach z pacjentem np. przy rejestracji, ustalaniu terminu przyjęcia do szpitala. W 34 przypadkach (8,1% szpitali), pacjenci posiadali własne konta na stronie świadczeniodawcy, które pozwalały m.in. sprawdzić wyniki wykonanych badań diagnostycznych.   Koszty poniesione na informatyzację   Kontrola NIK wykazała ograniczone środki finansowe świadczeniodawców, które mogą być przeznaczone na modernizację zasobów informatycznych i sprzętowych. Ankietowane szpitale poniosły w latach 2007–2011 nakłady na informatyzację swojej działalności sięgające 554 736,14 tys. zł, co stanowiło 2,8% ich łącznych kosztów w tym okresie. Znaczna ich część (149 669 tys. zł) spowodowana była zmianami wprowadzonymi przez NFZ i wynikającą stąd potrzebą dostosowania wykorzystywanych systemów informatycznych. Istotną pozycję kosztów stanowiło także zapewnienie wsparcia informatycznego przez podmioty trzecie. W 307 jednostkach wsparcie takie zapewniały firmy zewnętrzne. Koszt ich usług wyniósł w latach 2011–2012 (I połowa) 48 189,23 tys. zł. Najwięcej na usługi informatyczne wydatkowały szpitale wojewódzkie (33,8%), a także dysponujące powyżej 250 łóżkami (72,1% łącznej kwoty wydatków).   Wsparcie unijne   Spośród 421 ankietowanych i kontrolowanych szpitali, 29% (122) korzystało ze środków Regionalnych Programów Operacyjnych w celu sfinansowania projektów informatycznych. Jednak jedynie w przypadku 81 świadczeniodawców, projekty te dotyczyły cyfryzacji badań diagnostycznych i laboratoryjnych lub przesyłania ich wyników za pomocą internetu.   Czy dadzą radę?   Najwyższa Izba Kontroli zauważyła, że na informatyzację szpitali nie przewidziano w Programie Informatyzacji Ochrony Zdrowia żadnych środków finansowych. Tymczasem jak wynika z szacunków przeprowadzonych przez 421 szpitali objętychkontrolą i badaniem ankietowym NIK, nakłady niezbędne do dostosowania tych jednostek do wymogów ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji wyniosą do 2014 r. ok. 730 884 tys. zł, z tego 229 740 tys. zł na sprzęt medyczny zapewniający cyfryzację wyników badań diagnostycznych.     Najwyższa Izba Kontroli zwraca również uwagę, że łączny wynik finansowy szpitali za 2010 r. i 2011 r. zamknął się stratą wynoszącą odpowiednio 798 300 tys. zł oraz 1 313 600 tys. zł. W tej sytuacji, zdaniem Izby, wygospodarowanie nadwyżek finansowych, mogących stanowić źródło finansowania procesu dostosowania do wymogów ustawy o systemie informacji, może być utrudnione. Tekst autora bloga, który ukazał się w numerze specjalnym Serwisu Kadry Zarządzajacej ZOZ z sierpnia 2013 r.