Przejście na elektroniczną dokumentację medyczną, co będzie już obowiązkowe od dnia 1 sierpnia 2014,  to przedsięwzięcie wymagające sporych inwestycji. Dla wielu placówek opieki zdrowotnej, zwłaszcza tych mniejszych, będzie to spory wydatek. O ile dla publicznych placówek opieki zdrowotnej źródło dofinansowania takich inwestycji w ramach regionalnych programów operacyjnych praktycznie już się skończyło, o tyle prywatne mają jeszcze szanse aby powalczyć o unijne pieniądze.   W czerwcu Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości uruchamia ostatni konkurs na projekty informatyczne dla mikro-, małych oraz średnich przedsiębiorców. Nabór będzie odbywać się w ramach tzw. działania 8.2, które przewiduje udzielenie wsparcia na „przedsięwzięcia o charakterze informatycznym oraz organizacyjnym, które prowadzą do realizacji procesów biznesowych w formie elektronicznej, obejmujących trzy lub więcej przedsiębiorstw”. Chodzi tu przede wszystkim o projekty typu Business-to-Business (B2B). W nadchodzących konkursie PARP zapowiedziało, że szczególną uwagę przy ocenie projektów zwracać będzie na innowacyjność projektów. Stawia to prywatne podmioty lecznicze przed ostatnią, wyjątkową szansą pozyskania środków unijnych na projekty obejmujące cyfryzację dokumentacji medycznej, tym bardziej że zakres dotychczas udzielonego wsparcia przez PARP placówkom ochrony zdrowia tym zakresie, był niewielki. Kwota dofinansowania projektu nie może być niższa niż 20 000 złotych. W odróżnieniu od poprzednich konkursów, górnej wartości dofinansowania nie określono.  Intensywność wsparcia jest zróżnicowana, i zależy w pierwszej kolejności od wyboru trybu udzielania wsparcia dokonanego przez Wnioskodawcę we wniosku o dofinansowanie. Możemy wybrać tryb pomocy regionalnej, wtedy wielkość dofinansowania uzależniona m.in. od statusu przedsiębiorcy, lokalizacji projektu i kategorii wydatków kwalifikowanych. Jeśli wybierzemy tryb pomocy de minimis to intensywność wsparcia wynosi 70% w stosunku do wszystkich kategorii wydatków, niezależnie od lokalizacji oraz wielkości przedsiębiorcy. Wsparcie takie może być udzielone mikroprzedsiębiorcy, małemu przedsiębiorcy lub średniemu przedsiębiorcy, pod warunkiem że łącznie z inną pomocą de minimis, otrzymaną w bieżącym roku podatkowym oraz w ciągu 2 poprzednich lat podatkowych z różnych źródeł i w różnych formach, nie przekroczy kwoty 200 000 euro   Krok pierwszy: zapoznać się z tematem   Pierwszy krok to oczywiście zapoznanie się z podstawowymi materiałami dotyczącymi konkursu. Większość z nich jest dostępna na stronie www.parp.gov.pl. Lektura obowiązkowa to: regulamin przeprowadzania konkursu, przewodnik po kryteriach wyboru finansowanych operacji w ramach PO IG (w zakresie działania 8.2), instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu, wzór wniosku oraz biznesplanu. Pomocne mogą okazać się oficjalne prezentacje i publikacje PARP dotyczące konkursów z tego działania z lat poprzednich. W dość przejrzysty sposób ukazują one istotę finansowanych projektów. Warto też umówić się bezpośrednią rozmowę z ekspertem PARP. Aktualnie w kraju jest 110 takich punktów konsultacyjnych. Prezentacje, publikacje oraz wykaz punktów konsultacyjnych dostępne są na stronie internetowej PARP.   Krok drugi: określić potrzeby partnerów   Jednym z wymogów konkursu jest podjęcie współpracy z minimum  dwoma innymi przedsiębiorcami w ramach projektu. Za przedsiębiorcę współpracującego z Wnioskodawcą, w rozumieniu Działania 8.2 PO IG, uważa się wyłącznie przedsiębiorcę, z którym Wnioskodawca przed złożeniem wniosku o dofinansowanie podpisał umowę o współpracy. Zasady organizacji i finansowania systemu ochrony zdrowia w Polsce sprawiają, że większość placówek ochrony zdrowia w mniejszym lub większym stopniu współpracuje ze sobą w procesie leczenia i diagnostyki pacjenta (kierowanie na badania laboratoryjne, konsultacje, zastępstwo, podwykonawstwo, usługi radiologiczne). Jej udokumentowanie nie powinno więc stanowić jakiegoś większego problemu. W kontekście zakresu projektu, dobrze byłoby, aby przedmiot umowy o współpracy obejmował m.in. przekazywanie danych medycznych: zlecanie i odbiór elektronicznych wyników badań diagnostycznych, konsultacje lekarskie, kierowanie pacjenta na wyższy poziom referencyjny np. przez lekarza POZ do specjalisty. Jeśli umowa o współpracy dotyczy przedsiębiorcy, którego siedziba zlokalizowana jest w innym województwie to uzyskamy dodatkową premię w postaci 5 punktów. Jeśli jest to przedsiębiorca zagraniczny to premia wynosi 15 punktów. Opis dotychczasowej współpracy wraz z potrzebami i oczekiwaniami parterów umieszcza się w Biznes Planie. W odróżnieniu od poprzednich konkursów, do dokumentacji aplikacyjnej nie trzeba załączać kopii umów o współpracy.   Krok trzeci: sformułować istotę i założenia projektu   Kluczowe zagadnienie to znalezienie sposobu ujęcia problematyki elektronizacji dokumentacji medycznej w wąskich ramach działania 8.2 tj. Z jednej strony mamy jasno zdefiniowany cel, czyli wdrożenie elektronicznej dokumentacji medycznej, zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem oraz ustawa o systemie informacji w ochronie zdrowia, z drugiej strony w projekcie musimy wyeksponować te aspekty, które wpisują się w założenia konkursowe działania 8.2 POIG tj. informatyzację procesów biznesowych oraz współpracę w tym zakresie z innymi przedsiębiorcami. Projekt powinien więc eksponować nie tyle wdrożenie elektronicznej dokumentacji medycznej, co bardziej  informatyzację procesów dokumentowania zdarzeń medycznych zachodzących pomiędzy współpracującymi przedsiębiorcami. Aspekt współpracy pomiędzy placówkami ochrony zdrowia, można wyeksponować poprzez zaakcentowanie problematyki zachowania ciągłości procesu leczenia oraz procesów rozliczania zlecanych świadczeń zdrowotnych i konsultacji. Zachowaniu ciągłości procesów leczenia niewątpliwie sprzyjać będzie umożliwienie profesjonalistom medycznym zatrudnionym we współpracujących placówkach ochrony zdrowia, dostępu do dokumentacji medycznej pacjentów (historia choroby, wyniki badań diagnostycznych, skierowanie). Warto pamiętać, że nie każde udokumentowane zdarzenie medyczne w postaci wpisu do elektronicznej dokumentacji medycznej, dokonane za pomocą systemu informatycznego będącego przedmiotem projektu, musi wiązać się z rozliczeniem z inną placówką zdrowotną, a tym samym być przedmiotem bezpośredniej współpracy. W projekcie można przewidzieć dodatkowe funkcjonalności (np. e-rejestracja), jednak powinny być one uzasadnione koniecznością prawidłowej realizacji procesów biznesowych zachodzących pomiędzy współpracującymi podmiotami leczniczymi. Jeśli projekt przewiduje przesyłanie do współpracującego z nami laboratorium elektronicznych zleceń i skierowań, a następnie odbiór wyników, to oczywistym jest, że w ramach projektu musimy zakupić również system informatyczny do obsługi elektronicznej dokumentacji medycznej, gdyż inaczej nie wygenerujemy takiego zlecenia i nie będziemy mogli skorzystać z wyników badań przesłanych z laboratorium. Jednak, co jest oczywiste dla nas, nie musi być oczywiste dla oceniających ekspertów. Dlatego musimy w sposób przystępny i zwięzły opisać takie zależności, najlepiej odwołując się do aktów prawnych, w tym rozporządzenia o dokumentacji medycznej.     Krok czwarty: sformułowanie tytułu i syntetycznego opisu projektu   Zanim przystąpimy do opracowywania dokumentów konkursowych (wniosek, biznesplan) warto pochylić się nad tytułem projektu oraz syntetycznym opisem projektu (max na 2000 znaków). Wbrew pozorom problem nie jest trywialny. Pamiętajmy, że choć eksperci PARP mają spore doświadczenie w ocenie projektów informatycznych, to jednak problematyka ochrony będzie dla nich obca i nie będą wgłębiali się w meandry medycyny. Konieczne będzie więc takie sformułowanie założeń do projektu, aby w przystępny dla nich sposób pokazać innowacyjność projektu. Zgodnie z wymogami konkursu tytuł powinien w jasny i nie budzący wątpliwości sposób obrazować zadanie, które zostanie zrealizowane w ramach projektu. Tytuł nie może być nadmiernie rozbudowany. Powinien liczyć nie więcej niż 15 wyrazów. Przykładem źle sformułowanego tytułu będzie więc: Rozwój współpracy B2B w niepublicznym zakładzie opieki zdrowotnej czy wdrożenie elektronicznej dokumentacji medycznej . Przykładem dobrze sformułowanego tytułu będzie natomiast: Automatyzacja procesów dokumentowania zdarzeń medycznych sposobem na zapewnienie ciągłości świadczeń zdrowotnych, Wdrożenie systemu informatycznego umożliwiającego wytwarzanie, archiwizację oraz udostępnianie elektronicznej dokumentacji medycznej współpracującym placówkom opieki zdrowotnej lub Wspólna platforma elektronicznej dokumentacji medycznej wsparciem procesów leczenia, konsultacji i diagnostyki. Jeśli w ramach projektu wdrażane będą technologie podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych EDI[1], które przyczynią się do eliminacji obiegu dokumentacji w formie papierowej to możemy uzyskać kolejne 22 punkty. Akurat to będzie stosunkowo łatwo uzasadnić, gdyż 1 sierpnia 2014 r. wejdzie w życie art. 24 ust. 1 lit. a ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (DzU z 2009 r. nr 52, poz. 417 ze zm.), który stanowi, że: „Dokumentację medyczną prowadzi się w postaci elektronicznej". Z przepisu tego wynika jednoznacznie, że prowadzenie dokumentacji medycznej w postaci tradycyjnej (papierowej) po 1 sierpnia 2014 r. będzie niedopuszczalne. Tak więc, wyeliminowanie obiegu papierowego dokumentacji medycznej, który zostanie zrealizowany w wyniku wdrożenia systemu B2B, będącego przedmiotem niniejszego wniosku, jest oczywiste, gdyż jest to obowiązek ustawowy. Do zrealizowania tego obowiązku konieczne jest użycie podpisu elektronicznego oraz elektronicznej wymiany danych w standardzie EDI lub równoważnym (np. XML). Chociaż nie ma już obowiązku stosowania podpisu elektronicznej wewnątrz placówki opieki zdrowotnej, to jednak przy przekazywaniu dokumentacji medycznej do innej placówki jest to konieczne, chociaż nie musi to być tzw. podpis kwalifikowany. Jeśli dokumentacja medyczna ma natomiast być odczytana w systemie informatycznym współpracującego podmiotu leczniczego, to musi wykorzystywać standard XML (standard równoważny EDI). Wynika to wprost z zapisu § 80 rozporządzenia z dnia 21 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania, który mówi wprost, że „Dokumentacja może być prowadzona w postaci elektronicznej, pod warunkiem prowadzenia jej w systemie teleinformatycznym zapewniającym (…) 6) eksport całości danych w formacie XML, w sposób zapewniający możliwość odtworzenia tej dokumentacji w innym systemie teleinformatycznym”. Jeśli usługi elektroniczne automatycznego przetwarzania danych świadczone na rzecz współpracujących partnerów będą miały charakter zaawansowanych to możemy dostać premię w postaci 22 punktów. Status zaawansowanych będą miały wszystkie te usługi, które wykraczają poza prostą wymianę danych handlowych. Jeśli projekt zakłada np. konsultowanie wyników badań z zakresu diagnostyki obrazowej to będziemy mieć do czynienia z usługami zaawansowanymi, gdyż występuje tutaj znaczny stopień przetworzenia przez system danych wyjściowych (opis wyników) względem danych wejściowych (wynik badania). Status zaawansowanych usług posiadać będą również usługi oferujące wysokie poziomy zabezpieczeń danych i gwarantować ponadprzeciętną dostępność. W przypadku systemów obsługujących elektroniczną dokumentację medyczną jest to oczywiste, gdyż wynika to wprost z przepisów prawa. Zgodnie z  § 80 Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 21 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz. U. 2010 nr 252 poz. 1697) „Dokumentacja może być prowadzona w postaci elektronicznej, pod warunkiem prowadzenia jej w systemie teleinformatycznym zapewniającym (…) 3) stały dostęp do dokumentacji dla osób uprawnionych oraz zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych;.”   Krok piąty: oszacowanie wartości wskaźników produktu i rezultatu   Kluczowa sprawa przy opracowywaniu wniosku i biznesplanu to sformułowanie  wskaźników realizacji celów projektu na poziomie produktu oraz rezultatu. Wskaźniki muszą: 1) być obiektywnie weryfikowalne (ich wartości oparte na weryfikowalnych źródłach), 2) odzwierciedlać założone cele projektu, 3) być adekwatne dla danego rodzaju projektu,  4) być realne do osiągnięcia (w terminie zakończenia projektu). Obowiązkowymi i niepodlegającymi modyfikacji, wskaźnikami produktu są: 1) Liczba wdrożonych systemów B2B w ramach realizacji projektu (najczęściej będzie to jeden), 2) Liczba procesów biznesowych objętych systemem B2B, 3) Procesy biznesowe objęte systemem B2B, w których wdrożono technologie podpisu elektronicznego, 4) Procesy biznesowe objęte systemem B2B, w których wdrożono technologie elektronicznej wymiany danych. Wartości dwóch ostatnich wskaźników będą uzależnione od zdefiniowanych procesów. Procesów biznesowych nie powinniśmy definiować zbyt szczegółowo. Jeśli naszym jedynym procesem biznesowym będzie wymiana elektronicznej dokumentacji medycznej, to wartość wskaźnika 3) i 4) również będzie kształtowała się na poziomie jeden, gdyż wymiana elektronicznej dokumentacji medycznej pomiędzy współpracującymi placówkami opieki zdrowotnej musi zakładać zgodnie z przepisami prawa wykorzystanie podpisu elektronicznego oraz standardu EDI (XML, HL 7). Poprzez rezultaty projektu należy rozumieć wymagane z punktu widzenia uzasadnienia nakładów i powodzenia przedsięwzięcia efekty wykorzystania/wdrożenia/uruchomienia produktów projektu. Rezultat informuje o wymiernych korzyściach oraz zmianach, jakie mają wystąpić u Wnioskodawcy w trakcie realizacji lub wkrótce po zakończeniu realizacji projektu. Obowiązkowo należy zaprezentować wskaźniki rezultatu: 1) Liczba przedsiębiorców współpracujących z Wnioskodawcą w oparciu o wdrożony system B2B, 2) Liczba wdrożonych i świadczonych usług elektronicznych automatycznego przetwarzania danych (np. udostępnianie opisów badań z zakresu diagnostyki obrazowej, uzgadnianie terminu wizyty pacjenta u współpracującego partnera), 3) Procesy biznesowe objęte systemem B2B, w których, poprzez wdrożenie technologii podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych, wyeliminowany został papierowy obieg dokumentów (w naszym przypadku będzie to przynajmniej jeden), 4) Średni miesięczny zysk z działalności operacyjnej (w PLN). Średniomiesięczny zysk operacyjny nie należy utożsamiać zyskiem z działalności operacyjnej o której mowa w rachunku zysków i strat. Powinien on być związany z realizacją projektu. Możemy np. pokazać, że projekt przyczyni się do zwiększenia liczby pacjentów objętych podstawową opieką zdrowotną, co powiększy nam przychody przy tych samych kosztach, albo dzięki zmniejszeniu obciążenia pracy lekarzy zwiększymy miesięczną liczbę usług w zakresie RTG lub USG, a co za tym idzie nasze zyski. Wzrost zysków możemy odnieść również do szacunkowego spadku kosztów. Samo przejście na elektroniczną dokumentację medyczną powinno zmniejszyć nasze miesięczne koszty związane z drukiem i eksploatacją drukarek czy zużytym papierem. Oszacowanie wskaźników produktu i rezultatu, a zwłaszcza średniomiesięcznego zysku operacyjnego to tak naprawdę najtrudniejsza część wniosku i Biznes Planu. Musimy wykazać się pomysłowością, a także podać źródła weryfikacji tych wskaźników, gdyż po zrealizowaniu projektu, będziemy musieli przez trzy lata przedstawiać sprawozdania do regionalnej instytucji finansującej (jednostka merytorycznie podległa PARP).   Wnioskodawca ma możliwość zaprezentowania również innych adekwatnych do charakteru projektu wskaźników rezultatu. Przykładowym rezultatem projektu może być: Skrócenie czasu realizacji konsultacji lekarskiej, Skrócenie czasu oczekiwania na wyniki badań diagnostycznych, Skrócenie czasu udostępnienia dokumentacji medycznej pacjenta placówce opieki zdrowotnej współpracującej w procesie leczenia. Określając deklarowane wartości wskaźników produktu i rezultatu należy mieć na uwadze, iż będą one przedmiotem kontroli na etapie realizacji, rozliczenia oraz trwałości projektu. Wartości wskaźników produktu i rezultatu stanowią zobowiązanie, którego niewypełnienie może uniemożliwić wypłatę dofinansowania oraz spowodować konieczność dokonania zwrotu wszystkich wcześniej otrzymanych środków publicznych w ramach projektu (zaliczek, refundacji etapowych) wraz z odsetkami. W związku z powyższym deklarowane wartości powinny być realne do osiągnięcia. Lepiej więc je zaniżyć niż wykazać się zbyt daleko idącym optymizmem.   Premiowane będą projekty, w których prosty zwrot z inwestycji nastąpi najpóźniej w przeciągu 36 miesięcy (3 lat) od zakończenia realizacji projektu. Najwyższą ocenę otrzymują projekty, w których prosty zwrot z inwestycji nastąpi nie później niż w przeciągu 18 miesięcy od zakończenia inwestycji (średniomiesięczny zysk operacyjny wynikający z wdrożenia projektu w ciągu 18 miesięcy zrównoważy wartość projektu) . W takim wypadku, można uzyskać maksymalnie 31 punktów, czyli jedną trzecią wszystkich punktów.   Czy warto zlecić opracowanie dokumentacji konsultantom zewnętrznym? Jeśli nie mamy doświadczenia w tym zakresie, to najlepszym rozwiązaniem jest zlecenie takiej usługi zewnętrznym konsultantom. Szacunkowy koszt takiego zlecenia to 5-10 tys. zł. Nie są to więc koszty duże. Chociaż w większości konsultanci bazować będą i tak na udostępnianych przez nas dokumentach,  to jednak posiadają wiedzę, nabytą w poprzednich konkursach, która pozwoli uniknąć błędów. Jak ukazano wyżej, zdobycie liczby 85 punktów na 100 możliwych w przypadku podmiotów leczniczych wcale nie jest trudne. Tym bardziej warto jest wziąć udział w konkursie.   Intensywność wsparcia

  • 60% dla średnich przedsiębiorców i 70% dla mikroprzedsiębiorców lub małych przedsiębiorców na obszarach należących do województw: lubelskiego, podkarpackiego, warmińsko-mazurskiego, podlaskiego, świętokrzyskiego, opolskiego, małopolskiego, lubuskiego, łódzkiego, kujawsko-pomorskiego;
  • 50% dla średnich przedsiębiorców i 60% dla mikroprzedsiębiorców lub małych przedsiębiorców na obszarach należących do województw: śląskiego, pomorskiego, zachodniopomorskiego, dolnośląskiego, wielkopolskiego, a w okresie od dnia 1 stycznia 2007 r. do dnia 31 grudnia 2010 r. - na obszarze należącym do województwa mazowieckiego, z wyłączeniem miasta stołecznego Warszawy;
  • 40% dla średnich przedsiębiorców i 50% dla mikroprzedsiębiorców lub małych przedsiębiorców na obszarze należącym do miasta stołecznego Warszawy, a w okresie od dnia 1 stycznia 2011 r. do dnia 31 grudnia 2013 r. - na obszarze należącym do województwa mazowieckiego.

Do wydatków kwalifikowanych zalicza się m.in.:

  • pokrycie kosztów przeniesienia prawa własności budynku
  • nabycie robót i materiałów budowlanych związanych z przygotowaniem specjalistycznych pomieszczeń na aparaturę i urządzenia umożliwiające prowadzenie elektronicznego biznesu typu B2B
  • nabycie wartości niematerialnych i prawnych w formie patentów, licencji, know-how, nieopatentowanej wiedzy tech­nicznej, w szczególności oprogramowania niezbędnego do wdrożenia rozwiązania elektronicznego biznesu typu B2B
  • zakup nowych środków trwałych
  • modernizację posiadanej aparatury, urządzeń i innych składników wyposażenia infrastruktury informatycznej zalicza­nych do środków trwałych, niezbędną do wdrożenia rozwiązania elektronicznego biznesu typu B2B
  • nabycie usług informatycznych i technicznych związanych z instalacją infrastruktury technicznej i oprogramowania tworzącego rozwiązanie elektronicznego biznesu typu B2B
  • zakup usług doradczych o charakterze informatycznym, technicznym, wdrożeniowym, prawnym i innych usług eksperckich związanych z projektem
  • zakup ekspertyz, analiz przygotowawczych lub usług doradczych związanych z przygotowaniem realizacji projektu, poniesione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem złożenia wniosku o udzielenie wsparcia
  • promocję wdrożonych rozwiązań, dokonywaną drogą elektroniczną i tradycyjną
  • zakup szkoleń specjalistycznych niezbędnych do wdrożenia rozwiązania elektronicznego biznesu typu B2B

 



[1] Elektroniczna wymiana danych (ang. Electronic Data Interchange, EDI) – transfer biznesowych informacji transakcyjnych od komputera do komputera z wykorzystaniem standardowych, zaakceptowanych formatów komunikatów.