Zakończyła się realizacja projektu pn. „Platforma udostępniania on-line usług rejestru zakładów opieki zdrowotnej – e-RZOZ” w ramach którego opracowano i wdrożono jeden z pierwszych systemów informatycznych z zakresu e-Administracji przygotowanych na potrzeby ochrony zdrowia. Projekt sfinansowano w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego - Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw 2004 – 2006. Wartość całego projektu to ponad 25 mln zł. Autorem jest Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia (jednostka podległa Ministerstwu Zdrowia). Projekt przeszedł audyt niezależnego podmiotu – firmy Ernst & Young oraz pozytywną kontrolę Instytucji Wdrążającej tj. Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, które potwierdziło prawidłową realizację projektu, w tym przeprowadzenie postępowań przetargowych.

W ramach projektu rozpoczętego jeszcze pod koniec 2004 r. całkowicie zinformatyzowano m.in. procesy rejestrowania zakładów opieki zdrowotnej realizowane w Ministerstwie Zdrowia oraz urzędach wojewódzkich, zbudowano platformę komunikacyjną umożliwiającą zakładom opieki zdrowotnej aktualizację danych rejestrowych drogą internetową oraz oddano do użytkowania portal informacyjny (http://www.rejestrzoz.gov.pl/) wraz z systemami wspierającymi zbieranie i analizę danych statycznych. System obsługujący proces rejestracji zakładów opieki zdrowotnej (System RZOZ) powstały w wyniku realizacji projektu został zintegrowany z systemami obsługującymi elektroniczny obieg dokumentów w urzędach wojewódzkich wdrożonymi w ramach projektu ,,Zintegrowana Platforma Obsługi Przedsiębiorców przez Urzędy Wojewódzkie e-Urząd Wojewódzki” sfinansowanego z Sektorowego Programu Operacyjnego - Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw, lata 2004 – 2006. Ważnym dla zakładów opieki zdrowotnej aspektem realizacji projektu jest możliwość elektronicznego pobierania aktualnych wersji słowników i klasyfikacji (kody ICD9, ICD10).

System Informatyczny obsługujący rejestr zakładów opieki zdrowotnej umożliwia zakładom aktualizację danych rejestrowych na dowolnym poziomie zaawansowania. Wnioskodawca może go przygotować samodzielnie lub przy pomocy aplikacji dostępnej on-line a następnie osobiście złożyć organu rejestrowego. Dla bardziej zaawansowanych użytkowników przewidziano możliwość złożenia wniosku drogą elektroniczną zgodnie z wymogami Ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, kodeksu postępowania administracyjnego oraz Ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Urzędnicy Ministerstwa Zdrowia oraz urzędów wojewódzkich przy użyciu systemu RZOZ mogą odebrać elektroniczny wniosek, zweryfikować go, wydać decyzję, dokonać wpisu do rejestru a następnie opublikować zaktualizowaną księgę rejestrową zakładu opieki zdrowotnej na stronie internetowej http://www.rejestrzoz.gov.pl/. Wszyscy urzędnicy korzystając z systemu posługują się na bieżąco kwalifikowanymi i niekwalifikowanymi certyfikatami klucza publicznego. Nowością w porównaniu z podobnymi tego typu systemami jest fakt, że system informatyczny RZOZ obsługuje praktycznie wszystkie możliwe przypadki wynikające z Kodeksu postępowania administracyjnego. System umożliwia wydanie blisko 30 rodzajów decyzji i postanowień, nawet tak rzadkich jak postanowienie o pozostawieniu sprawy bez rozpoznania czy postanowienie o przekazaniu sprawy według właściwości do innego urzędu. Jak twierdzą pracownicy organów rejestrowych – system znacznie usprawnił nie tylko bieżącą pracę z dokumentami, ale również pozwolił na uporządkowanie dokumentacji związanej z postępowaniem administracyjnym. Gromadzenie wielu dokumentów w formie papierowej stało się zbędne a wnioski składane przez przedstawicieli zakładów opieki zdrowotnej mają o wiele mniej błędów co znacznie podniosło jakość danych gromadzonych w rejestrze oraz ułatwiło i przyspieszyło pracę.

Wdrożenie systemu przyczyniło się do upowszechnienia dostępności do ksiąg rejestrów zakładów opieki zdrowotnej. Zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie rejestru ZOZ, każdy dokonany wpis do rejestru powinien być na bieżąco publikowany w postaci zaktualizowanej księgi rejestrowej zakładu na stronie internetowej http://www.rejestrzoz.gov.pl/. Obecnie każdy zainteresowany może zapoznać się z aktualnym stanem organizacyjnym zakładu opieki zdrowotnej bez konieczności udawania się urzędu. Zakład Opieki Zdrowotnej może dodatkowo złożyć wniosek o wydanie wypisu z księgi rejestrowej w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym certyfikatem zgodnym z ustawą o podpisie elektronicznym. Taki dokument można następnie przedstawić w Narodowym  Funduszu Zdrowia jako załącznik do formularza ofertowego. Z rejestru korzystają na bieżąco jednostki samorządu terytorialnego, które jako organy założycielskie sprawują nadzór nad funkcjonowaniem publicznych placówek ochrony zdrowia.

Rejestr Zakładów Opieki Zdrowotnej jako rejestr państwowy posiada rękojmię wiary publicznej w tym sensie, że może stanowić legalną i wiarygodną podstawę informacyjną do decyzji lub podejmowania działań ekonomicznych, społecznych i administracyjnych.  Spełnia on szereg istotnych funkcji. Funkcja stanowiąca tego rejestru polega na tym, że wpis do niego z mocy prawa umożliwia podmiotom ochrony zdrowia udzielanie świadczeń zdrowotnych. Funkcja identyfikacyjna wiąże się z tym, że każdy ZOZ, jednostka organizacyjna ZOZ (szpital, stacja pogotowia ratunkowego, przychodnia) oraz komórka organizacyjna ZOZ (pracownia, poradnia, oddział) otrzymują niepowtarzalne numery (numer księgi rejestrowej, kod jednostki, kod komórki) pozwalające na ich jednoznaczną identyfikację w całym systemie opieki zdrowotnej. Warunkuje to efektywne funkcjonowanie rozliczeń z płatnikiem, sprawozdawczości statystycznej oraz dokumentacji medycznej. Funkcja kontrolna umożliwia podmiotom mającym interes prawny odwoływanie się do zapisów w księdze rejestrowej, jako wiarygodnego źródła informacji mającego rękojmię wiary publicznej, za które ponosi odpowiedzialność państwo. Jeśli z różnych przyczyn dane dotyczące ZOZ nie są aktualne, osoba lub podmiot mający interes prawny może odmówić określonego działania (Np. odmowa zawarcia kontraktu). Funkcja klasyfikacyjna Rejestru ZOZ powoduje, że każda komórka i jednostka organizacyjna otrzymują specjalne kody w ramach tzw. kodu resortowego, które szczegółowo określają ich zakres przedmiotowy działalności. Klasyfikacja ta ma charakter decyzji administracyjnej o określonych skutkach prawnych, co oznacza np., że NFZ może zawierać kontrakty na te świadczenia zdrowotne, które nie są sprzeczne z zakresem przedmiotowym działalności wykazanej w Rejestrze ZOZ. Podobnie w przypadku badań statystycznych. Nadanie odpowiedniego klasyfikatora jednostce czy komórce organizacyjnej w rejestrze ZOZ wpływa na konieczność objęcia danego ZOZ, określonymi procesami badań statystycznych. Funkcja normalizacyjna Rejestru ZOZ oznacza wprowadzenie zasad identyfikacji, klasyfikacji oraz kodowania, które powinny być wykorzystywane w innych systemach informacyjnych (systemy statystyki publicznej, identyfikacja recept, dokumentacja medyczna).

Obecnie w systemie informatycznym obsługującym rejestr zakładów opieki zdrowotnej zgromadzono dane dotyczące wszystkich zakładów opieki zdrowotnej w Polsce (ponad 16 000). Są to bardzo szczegółowe informacje o samym zakładzie, jego jednostkach i komórkach organizacyjnych (oddział, poradnia, pracownia). Informacje te udostępniono za pośrednictwem portalu http://www.rejestrzoz.gov.pl/. Kompletność, poziom szczegółowości zakresu danych gromadzonych w Rejestrze ZOZ oraz fakt ich bieżącej aktualizacji przez zakłady daje bardzo duże możliwości wykorzystania go jako narzędzia polityki zdrowotnej na poziomie kraju, województwa, powiatu oraz gminy. Po za wspomnianą już możliwością zapoznania się z aktualną strukturą organizacyjną zakładu do poziomu pracowni, poradni i oddziału, można również zapoznać się z jego potencjałem np. ilością i rodzajem lóżek na oddziałach oraz najważniejszymi wydarzeniami w kontekście zmian organizacyjnych w zakładzie (np. uchwałami samorządu o zmianie statutu). Dostępność tych informacji praktycznie w każdej dowolnej chwili i miejscu przemawia za wykorzystaniem rejestru jako narzędzia wspierającego przekształcenia w publicznej służbie zdrowia. Portal informacyjny umożliwia opracowanie wieloprzekrojowych raportów. Osoby zainteresowane bardziej szczegółowymi informacjami mogą zwrócić się bezpośrednio do administratora systemu, który posiada narzędzia informatyczne umożliwiające przygotowanie zestawienia w dowolnym układzie informacyjnym.

Informatyzacja Rejestru Zakładów Opieki Zdrowotnej była jednym z elementów „Strategii e-zdrowie na lata 2004 – 2006” opracowanej przez Ministerstwo Zdrowia. Jej efekty zostaną wykorzystane również w ramach Programu Informatyzacji Ochrony Zdrowia 2007 – 2013 finansowanego ze środków unijnych, w ramach którego przewiduje się informatyzację innych rejestrów w ochronie zdrowia oraz powstanie rejestru usług medycznych. 

Tekst autora opublikowany w portalu "Społeczeństwo Informacyjne" www.spoleczenstwoinformacyjne.pl