Krajowe systemy informacyjne w ochronie zdrowia funkcjonują na trzech poziomach – użytkownika końcowego (np. ZOZ, lekarz, praktyka lekarska), użytkownika regionalnego (np. regionalne centrum zdrowia publicznego, regionalne centrum onkologiczne, wojewoda, okręgowe izby: lekarska, pielęgniarek i położnych, farmaceutów) oraz użytkownika centralnego (np. Ministerstwo Zdrowia, instytuty, Główny Inspektorat Sanitarny, naczelne rady: Lekarska, Pielęgniarek i Położnych, Farmaceutów). Przebudowa systemów informatycznych, która ma dokonać się za sprawą środków unijnych w naszym kraju, w wielu przypadkach wpłynie na zasadniczą zmianę ról realizowanych przez ośrodki regionalne i centralne. Pierwsze symptomy tych zmian widać już dzisiaj.

Ograniczenia technologiczne, które występowały jeszcze kilka lat temu (przepustowość sieci, bezpieczeństwo danych), miały podstawowy wpływ na ukształtowanie się modelu rozproszonego architektury systemu informatycznego. W tym modelu, użytkownik końcowy dostarcza dane (najczęściej na formularzu papierowym)  do ośrodka regionalnego, gdzie poddaje się je obróbce, weryfikacji formalnej i merytorycznej, a następnie wprowadza do systemu informatycznego. W określonych odstępach czasu ośrodek regionalny przesyła dane do ośrodka centralnego, gdzie są one scalane w ramach centralnej bazy danych. Model ten przeważa w systemie informacyjnym ochrony zdrowia.  W ten sposób funkcjonuje rejestr onkologiczny, rejestr lekarzy, rejestr pielęgniarek i położnych, rejestr lekarzy odbywających specjalizację. Tak do niedawna funkcjonował system informacyjny statystyki publicznej oraz statystyki w ochronie zdrowia, a do 2004 roku rejestr zakładów opieki zdrowotnej.

Postęp technologiczny, spowodował upowszechnienie zaawansowanych rozwiązań informatycznych, umożliwiających zastosowanie modelu scentralizowanego oraz jego odmiany w postaci modelu scentralizowanego z usługami on-line. W odróżnieniu od modelu rozproszonego, w modelu scentralizowanym ośrodek regionalny wprowadza dane przekazane przez użytkownika końcowego, bezpośrednio do centralnej bazy danych. Wprowadzanie danych odbywa się za pośrednictwem bezpiecznego połączenia internetowego, często z wykorzystaniem podpisu elektronicznego. W związku, z tym że nie występują tutaj bazy regionalne, nie ma również konieczności ich scalania, a aktualizacja centralnej bazy danych następuje w czasie rzeczywistym.  Przykładem takiego systemu jest rejestr zakładów opieki zdrowotnej oraz niektóre systemy rozliczeniowe Narodowego Funduszu Zdrowia.

Model scentralizowany z usługami on-line umożliwia natomiast ośrodkowi regionalnemu przerzucenie zadań związanych z technicznym wprowadzaniem danych do centralnej bazy, na użytkownika końcowego. Podobnie jak w przypadku modelu scentralizowanego odbywa się ono z wykorzystaniem bezpiecznego połączenia internetowego, często przy użyciu podpisu elektronicznego lub innej metody autoryzacji.  Ośrodek regionalny weryfikuje dane wprowadzone do bazy centralnej a następnie je zatwierdza. Wszystko obywa się w sieci internetowej w czasie rzeczywistym.  W ten sposób funkcjonuje obecnie Informacyjny System Statystyki Medycznej, elektroniczny Rejestr Zakładów Opieki Zdrowotnej (e-RZOZ) czy Portal Sprawozdawczy GUS. W taki sposób będą funkcjonowały w przyszłości systemy rozliczeniowe NFZ.  

Przewaga systemów scentralizowanych nad rozproszonymi  jest niepodważalna. Łatwiej i taniej zapewnić bezpieczeństwo i aktualizację  danych zgromadzonych w jednym ośrodku niż w kilkunastu. Systemy scentralizowane łatwiej także integrować z innymi systemami, w tym centralnymi rejestrami publicznymi (REGON, TERYT, PESEL, KRS) , centralnymi zasobami słownikowymi zapewniającymi jakość danych (kody, klasyfikacje) oraz centralnymi platformami, w tym elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej, wdrażaną przez MSWIA. Systemy scentralizowane umożliwiają ponadto obniżenie kosztów administracyjnych w ośrodkach regionalnych oraz rozwiniecie w nich nowych kompetencji. Nie ma bowiem konieczności utrzymywania zaawansowanej infrastruktury informatycznej. Wystarczy komputer z dostępem do Internetu. W centralizacji systemów istnieje jednak pewne optimum. Jest nim prawo do prywatności. Dane najbardziej wrażliwe takie jak np. dokumentacja medyczna powinna być gromadzona tam gdzie powstaje czyli np. w ZOZie.

Przejście z systemu rozproszonego na system scentralizowany wpływa na zasadniczą zmianę ról realizowanych przez użytkowników w ośrodkach regionalnych. W systemach rozproszonych to na nich spoczywa zadanie organizacji zasilania bazy danych przez użytkowników końcowych, utrzymywanie systemów informatycznych, zapewnienie bezpieczeństwa danym, zapewnienie jakości danych.  Ośrodek musi zapewnić fachową obsługę informatyczną, co oczywiście wpływa na koszty administracyjne. W systemach scentralizowanych większość z tych zadań realizowanych jest w ośrodku centralnym.  Ośrodki regionalne w coraz mniejszym stopniu uczestniczą w obróbce informacji. W skrajnym przypadku możliwe jest ich całkowite pominięcie. Powstająca lukę zadaniową najlepiej zapełnić poprzez rozwinięcie na poziomie regionalnym nowych kompetencji np. w zakresie badań i analiz. Użytkownicy z ośrodka regionalnego odciążeni od technicznej obróbki informacji, mając równocześnie zapewniony dostęp do danych krajowych  ( a nie tylko z regionu jak to jest w przypadku systemu rozproszonego) mogliby skupić się na przygotowywaniu wieloprzekrojowych badań i analiz zarówno na potrzeby regionalnej polityki zdrowotnej jak i kreowaniu nowych rozwiązań metodologicznych na poziomie krajowym. Przykładem takiej ewolucji są zmiany, które zachodzą obecnie w organizacji systemu informacyjnego statystyki publicznej. Urzędy statystyczne w województwach tracą obecnie swój regionalny charakter i zaczynają specjalizować się w określonych dziedzinach gospodarczych. Przykładowo statystyką ochrony zdrowia zajmuje się Urząd Statystyczny w Krakowie.

Zarysowany kierunek rozwoju systemów informatycznych ma zasadnicze znaczenie w kontekście czekającej nas informatyzacji systemu ochrony zdrowia. Nie wszystkie bowiem regionalne inicjatywy e-zdrowie uwzględniają ten naturalny kierunek ich rozwoju.

Fragment wystąpienia autora na Konferencji "Region a eZdrowie" zorganizowanej przez Centrum Monitorowania Jakości w Ochronie Zdrowia, Kraków 28 kwietnia 2009 r