Zamawianie i skuteczne wdrażanie systemów informatycznych często kończy się niepowodzeniem. Jednym z powodów może być zły wybór trybu, w jakim przeprowadzane jest postępowanie o udzielenie takiego zamówienia.

Najbardziej krytycznymi etapami podczas wdrażania projektów informatycznych w jednostkach publicznych jest zwykle projektowanie i przeprowadzenie zamówienia publicznego. Wiąże się to przede wszystkim ze szczupłością kadr informatycznych oraz brakiem osób ze znajomością inżynierii prowadzenia projektu. Możliwości budżetowe takich jednostek są często mocno ograniczone, z drugiej strony wymagania i oczekiwania postawione przez podmioty nadzorujące - dość wysokie. Podmiot publiczny działa ponadto w ramach ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp) oraz ustawy o finansach publicznych, która narzuca bardzo ostry reżim zarządzania budżetem jednostki.

Doświadczenie niektórych projektów pokazuje, że nawet w tak trudnej sytuacji można efektywnie zaprojektować i stworzyć projekt informatyczny.

Niepotrzebny wyścig z czasem

Realizacja projektu informatycznego w podmiocie publicznym to jak wyścig z czasem. Po oficjalnym przyznaniu budżetu inwestycyjnego rozpoczyna się faza projektowania założeń. Zamawiający staje wtedy przed dylematem: Czy projektować system własnymi siłami, czy szukać zewnętrznego doradcy? Wybór drugiej opcji nasuwa od razu podejrzenia, że system będzie zaprojektowany "pod kogoś". Zamawiający decyduje się więc najczęściej na wybór pierwszej opcji, mając przy tym świadomość, że przy szczupłości kadr projektowych i informatycznych otrzymanie dobrego projektu jest niezmiernie trudne. W okolicach czwartego kwartału ogłaszane jest postępowanie przetargowe. Najczęściej jest to przetarg nieograniczony poniżej wartości progowej 133 tys. euro, która umożliwia zminimalizowanie czasu na składanie ofert (7 dni).

Zdając sobie sprawę z dość ogólnego opisu przedmiotu zamówienia, zamawiający często stara się ograniczyć ryzyko otrzymania przedmiotu zamówienia niespełniającego wymagań poprzez wprowadzenie bardziej restrykcyjnych warunków udziału w postępowaniu, ograniczając udział w postępowaniu firmom o małym doświadczeniu (zamawiający ma w tym względzie stosunkowo dużą swobodę). Do postępowania przystępują więc najczęściej firmy z dużym doświadczeniem, które są skłonne wykonać oprogramowanie po kosztach lub nawet poniżej, licząc na ewentualne zyski w przyszłości. W konsekwencji zainteresowanie postępowaniem ze strony wykonawców znacząco spada, a ilość ofert jest niewielka. Postępowanie przetargowe i podpisanie umowy z wykonawcą zwykle kończy się pod koniec roku. Do końca roku wykonawca musi również wykonać system, aby zamawiający mógł rozliczyć budżet.

Niekończące się poprawki

System wytworzony w tak krótkim czasie można potraktować wyłącznie jak jego niedoskonałą lub niedojrzałą wersję.

Fragment artykułu opublikowanego przez autora w październikowym numerze "Przetargi publiczne"