Obecnie, w naszym kraju funkcjonuje kilkaset (a w ochronie zdrowia co najmniej 100) publicznych rejestrów ochrony zdrowia. Ich rola, jako ważnego źródła  informacji o systemie opieki zdrowotnej, systematycznie wzrasta. Wyrazem tego jest m.in. projekt ustawy o informacji w ochronie zdrowia, opracowany przez resort zdrowia (ustawa jest w trakcie uzgodnień międzyresortowych). Korzystanie z rejestrów ma ułatwiać szereg przepisów prawnych, w tym ustawa o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne. Jednocześnie, ta sama ustawa wprowadziła wiele niejednoznaczności odnośnie samego pojęcia rejestru publicznego. Nie każdy zbiór danych zwany potocznie rejestrem faktycznie zasługuje na jego miano. Obok typowych rejestrów funkcjonują również ewidencje, listy oraz wykazy, których funkcjonowanie jest znacząco odmienne.

Definicja rejestru publicznego

Zgodnie z definicją zawartą w ustawie o informatyzacji, rejestr publiczny to rejestr, ewidencja, wykaz, lista, spis albo inna forma ewidencji, służąca do realizacji zadań publicznych, prowadzona przez podmiot publiczny na podstawie odrębnych przepisów ustawowych. Tak sformułowane pojęcie nadaje status rejestru publicznego praktycznie wszystkim zbiorom danych prowadzonym np. przez samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej. Zbiory te mają ustawową podstawę prawną, ale powinno się je traktować podobnie jak rejestry prywatne tj.: księgi przychodów i rozchodów, księgi udziałów czy księgi akcyjne. Wg ustawy o informatyzacji rejestrem publicznym będą również wszelkiego rodzaju wykazy prowadzone np. organy administracji państwowej (np.: wykaz specjalizacji w dziedzinach mających zastosowanie w ochronie zdrowia lub wykaz świadczeń wysokospecjalistycznych prowadzony przez Ministra Zdrowia) oraz ewidencje (np. sprawozdawczość statystyczna GUS). Poza definicją rejestru publicznego znajdzie się natomiast szereg rejestrów prowadzonych przez podmioty niepubliczne np. przez organizacje samorządu zawodowego (rejestry pracowników medycznych: lekarzy, pielęgniarek i położnych, farmaceutów, praktyk: lekarskich, pielęgniarek i położnych). Rejestry te stanowią ważne elementy infrastruktury informacyjnej państwa, a powierzenie ich prowadzenia organizacjom samorządu zawodowego jest wyrazem przejęcia części kompetencji władczych państwa, a więc zadania publicznego. Dowodzi tego art. 49a ustawy o zawodzie lekarza i lekarza dentysty, zgodnie z którym prowadzenie indywidualnej praktyki lekarskiej, indywidualnej specjalistycznej praktyki lekarskiej oraz grupowej praktyki lekarskiej to działalność regulowana w rozumieniu przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

Konieczność wyraźnego oddzielania rejestrów publicznych od innych zbiorów danych wynika z reżimu prawnego w jakim funkcjonują rejestry publiczne. Nadanie zbiorowi danych statusu rejestru publicznego oznacza nałożenie na podmiot, który go prowadzi - ustawowych obowiązków w zakresie gromadzenia i udostępniania danych rejestrowych. Zgodnie z ustawą o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne , co do zasady, powinny być one udostępniane podmiotom realizującym zadania publiczne – nieodpłatnie, także z wykorzystaniem drogi elektronicznej. Aktualizacja danych w rejestrach publicznych powinna móc odbywać się również drogą elektroniczną (często z wykorzystaniem elektronicznej skrzynki podawczej). Zgodnie z ustawą, systemy teleinformatyczne obsługujące rejestry publiczne powinny spełniać wymogi „w zakresie funkcjonalności, niezawodności, używalności, wydajności, przenoszalności i pielęgnowalności określone w normach ISO zatwierdzonych przez krajową jednostkę normalizacyjną, na etapie projektowania, wdrażania i modyfikowania tych systemów.”

Rejestr, ewidencja, wykaz – podstawowe różnice

W celach porządkowych niezbędne jest również rozróżnienie pojęć: „rejestr”, „ewidencja”, „wykaz”. W rejestrze zakres informacji i tryb jego funkcjonowania wyznaczają potrzeby identyfikacji i klasyfikacji obiektów rejestrowanych, a w ewidencji - procedury administracyjne, które ona obsługuje (np. tryb funkcjonowania ewidencji świadczeń opieki zdrowotnej NFZ wyznaczają procedury rozliczeniowe). W przypadku ewidencji jeśli utworzony zostaje osobny zbiór danych o określonych obiektach to stanowi on niejako produkt „uboczny” realizowanej procedury. W przypadku rejestru utworzenie bazy danych to jego cel główny, a możliwość późniejszego ich wykorzystania w procedurach administracyjnych jest kwestią niezależną (np. wykorzystanie danych z rejestru onkologicznego w statystyce publicznej).

Zrozumienie różnic pomiędzy ewidencją a rejestrem jest ważne przy projektowaniu systemów informacyjnych. Ewidencje powinny, bowiem opierać się na rejestrach np. poprzez wykorzystanie identyfikatorów podmiotów (wykorzystanie kodów resortowych w sprawozdawczości statycznej), nie powinny natomiast być prowadzone w ramach rejestrów lub kreować rejestrów jako wewnętrznych słowników tych ewidencji. Przykładem takiego podejścia jest wykreowanie osobnego rejestru personelu medycznego w NFZ przy okazji ewidencjonowania potencjału świadczeniodawcy starającego się o kontrakt z NFZ, zamiast wykorzystania już istniejących rejestrów: lekarzy, farmaceutów, pielęgniarek i położnych, diagnostów laboratoryjnych, lekarzy odbywających specjalizację na terenie kraju. 

Różnica pomiędzy rejestrem a wykazem polega natomiast na innym trybie ich aktualizacji. Wykaz w odróżnieniu od rejestru aktualizowany jest bez aktywnego zaangażowania zainteresowanych podmiotów tj. z pominięciem procedur administracyjnych takich jak: złożenie wniosku, formularza rejestrowego, powiadomienie przez organ o wszczęciu postępowania (np. lista podmiotów uprawnionych do prowadzenia staży podyplomowych publikowana przez marszałka województwa). Status wykazu będą miały również zbiory informacyjne będące przejawem wewnętrznej aktywności administracji państwowej i ogłaszane aktami prawnymi (np. wykaz świadczeń wysokospecjalistycznych).

Niespójność terminologiczną utrwalają regulacje prawne. Rejestr jest często nazywany ewidencją (np. ewidencja psychologów uprawnionych do wykonywania badań kierowców prowadzona przez wojewodę), ewidencja rejestrem (np. Reumatologiczny Rejestr Pacjentów) a wykaz ewidencją (ewidencja zakładów lecznictwa uzdrowiskowego położonych na obszarze uzdrowiska prowadzona przez Naczelnego Lekarza Uzdrowiska przy Wojewodzie). Podobnie jest w przypadku zamiennego stosowania terminów: rejestr i wykaz (np. Centralny Wykaz Ubezpieczonych w NFZ). Niektóre rejestry mogą spełniać funkcje ewidencji (Rejestr Usług Medycznych) lub wykazów (np. wykaz leków i wyrobów refundowanych), ale wiele ewidencji czy wykazów nie ma charakteru rejestru (np. wykaz leków psychotropowych, które mogą być przepisywane przez felczera).

 

Konieczna zmiana definicji ustawowej 

Obowiązująca, ustawowa definicja rejestru publicznego jest zbyt ogólna. Z jednej strony na jej podstawie status rejestru publicznego można nadać praktycznie wszystkim - nawet najmniej istotnym -  zbiorom danych wytworzonym przez podmiot publiczny, z drugiej strony poza swoim zakresem pozostawia wiele rejestrów będących ważnymi elementami infrastruktury informacyjnej państwa. Uporządkowanie terminów, w tym zmiana definicji rejestru to warunek to warunek wstępny uporządkowania systemu informacyjnego ochrony zdrowia.

 

 

Streszczenie wystąpienia autora na konferencji "Technologie informatyczne w administracji publicznej i służbie zdrowia", zorganizowanej 14 października 2009 przez Katedrę Informatyki Szkoły Głównej Handlowej.