Już wkrótce Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego ogłosi nabór wniosków o dofinansowanie ze środków unijnych projektów teleinformatycznych nauki w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 - 2013. Do złożenia wniosków szykuje się wiele instytucji w ochronie zdrowia, w tym kliniki instytuty naukowe. W wielu miejscach kraju rozpoczęto realizację projektów informatycznych z zakresu ochrony zdrowia finansowanych w ramach Regionalnych Programów Operacyjnych. Trwają prace przygotowawcze dotyczące projektów, które znalazły się na tzw. liście projektów kluczowych dla Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 – 2013 w tym największych z nich za blisko 800 mln zł znanych pod nazwą „Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizy i Udostępniania zasobów cyfrowych o zdarzeniach medycznych oraz Platforma udostępniania on-line przedsiębiorcom usług i zasobów cyfrowych rejestrów medycznych”. Wszystkie te projekty zgodnie z wytycznymi unijnymi oraz instytucji pośredniczących oraz wdrażajacych (np. MNiSW, MSWiA) powinny być realizowane przy wykorzystaniu specjalistycznych metodyk zarządzania projektami, w tym metodyki PRINCE 2. Ich zastosowanie ma przyczynić się do minimalizacji zagrożeń związanych z realizacją projektów oraz bardziej efektywnego wykorzystania środków unijnych.

Czym jest zarządzanie projektami?

Jeśli kiedykolwiek decydujemy się na zrobienie czegoś, pójście gdzieś, skonstruowanie czegoś, czy osiągnięcie czegoś, musimy znać odpowiedzi na kilka zadadnień. Co chcemy zrobić? Kiedy mamy rozpocząć? Jakich narzędzi i zasobów będziemy potrzebować? Kolejne pytania to: Czy możemy zrobić to samodzielnie, czy jednak potrzebna będzie pomoc innych osób? Jaki czas będzie nam potrzebny do zrealizowania tego przedsięwziecia? I najważniejsze -  Ile to będzie nas kosztowało? Są to standardowe pytania stawiane zawsze na początku każdego projektu, a odpowiedzi na nie są elementami zarządzania projektem – definiującymi to, co i w jaki sposób chcemy zrobić. Każdy projekt podlega czterem podstawowym ograniczeniom nazywanych trójkątem ograniczeń. Te ograniczenia to: czas, budżet, zakres i jakość.

 

  

Zarządzanie projektem polega na utrzymaniu trójkąta ograniczeń w równowadze. Zadanie choć z pozoru łatwe stanowi często nie lada wyzwanie nawet dla doświadczonych kierowników projektów. Specyfiką trójkąta ograniczeń jest bowiem zależność, pomiędzy wszystkim czterema parametrami – modyfikując jeden z nich należy zmodyfikować przynajmniej jeszcze jeden tak, by równowaga trójkąta została zachowana. W przeciwnym wypadku przynajmniej jeden z parametrów nie zostanie zachowany. Przykładowo: nie sposób w tym samym czasie i budżecie zrealizować zwiększonego zakresu projektu nie tracąc nic na jakości produktów, które projekt wytworzy.

PRINCE 2 – co to takiego?

Zarządzanie projektem oznacza, że podejmowane przez nas działania będą realizowane przez nas w logiczny, zorganizowany sposób. Opisem tego logicznego, zorganizowanego podejścia jest Metodyka zarządzania projektem. Jedną z najbardziej rozpowszechnionych metodyk zarządzania projektem jest metodyka PRINCE2. Wg niej każdy projekt powinien mieć zorganizowany początek (zanim zacznie się coś realizować powinno to być właściwie zorganizowane i zaplanowane),  zorganizowany i sterowany przebieg (po rozpoczęciu projektu należy zapewnić, by nadal przebiegał w zorganizowany i sterowany sposób), zorganizowane i sterowane zakończenie ( po osiągnięciu tego, co chcieliśmy, a projekt został ukończony, trzeba uporządkować niedokończone sprawy). W celu opisania, co w projekcie powinno być zrobione i kiedy, PRINCE2 proponuje zorganizowanie działań potrzebnych projektowi od jego rozpoczęcia do zamknięcia w ramach kilku zestandaryzowanych procesów.

Organizowanie i sterowanie projektem oznacza, że potrzebujemy kogoś odpowiedzialnego za te funkcje – osoba ta jest nazywana Kierownikiem projektu. Kierownik projektu wybiera ludzi do wykonania zadań związanych z realizacją projektu i jest odpowiedzialny za właściwe i terminową realizację zadań oraz opracowanie  tzw planów projektu opisujących zadania i harmonogram pracy zespołu projektowego. Każdy projekt realizowany zgodnie z PRINCE2 musi mieć Komitet Sterujący, którego przewodniczącym jest zwykle osoba dysponująca budżetem (np. Dyrektor), kogoś, kto może reprezentować stronę użytkownika (czyli tego który zamierza wykorzystać produkty lub rezultaty projektu),oraz kogoś reprezentującego wkład dostawcy lub specjalisty (posiadającego umiejętności do faktycznego wykonania prac np. zaprojektowanie i zbudowanie produktu końcowego). W PRINCE2 są oni nazywani odpowiednio – Klientem, Głównym Użytkownikiem i Głównym Dostawcą. Wszystkie te osoby powinny być zorganizowane a ich prace koordynowane tak, aby projekt dostarczył oczekiwane wyniki w ramach budżetu, na czas oraz o właściwej jakości.

Kierownik Projektu regularnie informuje Komitet Sterujący o postępach prac oraz wskazując na problemy, które może przewidzieć. Komitet Sterujący odpowiada natomiast za podjęcie decyzji koniecznych Kierownikowi projektu do tego, by projekt mógł być kontynuowany a wszelkie problemy pokonane.

Zapewnienie niezależnego spojrzenia na postępy projektu, należy do obowiązków Nadzoru projektu. W PRINCE2 nadzór obejmuje trzy punkty widzenia projektu: biznesu, użytkownika i specjalisty. Każdy punkt widzenia jest odbiciem interesów trzech członków Komitetu Sterującego. Nadzorowanie przez Komitet Sterujący polega na stałej weryfikacji czy projekt zachowuje sens w kategoriach kosztów i korzyści, czy wymagania użytkowników są spełnione oraz czy produkty są zgodne z założonym rozwiązaniami. W dużych projektach nadzór jest sprawowany przez oddzielny Zespół Nadzoru Projektu.

W większości projektów wykonywanych jest wiele prac administracyjnych, związanych z informowaniem zainteresowanych stron, organizowaniem narad, uaktualnianiem planów, śledzeniem spraw, utrzymywaniem dokumentacji itp. W mniejszych projektach zadanie to realizowane jest przez kierownika projektu.W większych projektach do pomocy w tych pracach tworzy się Biuro Wsparcia Projektów. Ważnym elementem z zakresu administracji jest tzw. plan komunkacji opisujacy sposób komunikowania się osób uczestniczących w realizacji projektu.

Oprócz opisu ról i odpowiedzialności poszczególnych osób uczestniczących w projektach prowadzonych zgodnie z PRINCE2, metodyka ta także wyjaśnia jak zarządzać ryzykiem, jak zarządzać jakością, a także jak sterować zmianami w projekcie. Zarządzanie ryzykiem dotyczy określania tego, co może pójść źle, i zaplanowania co zrobić, jeśli do tego dojdzie. W tym celu tworzy się tzw. rejestr ryzyk. Zarządzanie jakością dotyczy sprawdzania jakości prac wykonywanych w projekcie, albo poprzez ich testowanie lub poprzez dokonywanie przeglądu w pewien sposób. Zwykle w trakcie realizacji projektu pojawia się wiele zmian; ludzie zmieniają swoje zdanie, zachodzą inne wydarzenia, które oddziałują na to, co się robi w projekcie. PRINCE2 zawiera technikę sterowania wpływem zmian na projekt, by zapobiec temu, by projekt został skierowany w niewłaściwym kierunku. Pomocne w tym zakresie są tzw. rejestry jakosci oraz rejestry zagadnień projektowych.

Metodyka PRINCE2 pozwala kompleksowo określić, kto powinien być zaangażowany w realizację projektu  i za co powinien odpowiadać. Daje zestaw procesów do wykorzystania i wyjaśnia, jakie informacje powinno się gromadzić  na poszczególnych etapach prac. Należy jednak pamiętać, że PRINCE2 nie wykona za nikogo pracy i nie może zagwarantować, że projekt zakończy się sukcesem. To zależy wyłącznie od jakości ludzi zaangażowanych w projekt, zaczynając od Komitetu sterującego, aż po poszczególnych członków zespołu projektowego.

 

Fragmenty artykułu, który ukazał się w "Służbie Zdrowia" nr 5-8 2009