Praktycznie w każdej jednostce publicznej przechowywane są zestawy informacji. Nazywanie ich rejestrami, wykazami czy ewidencjami nie powinno być uznaniowe, często prowadzi bowiem do dezinformacji.

Obecnie w naszym kraju funkcjonuje kilkaset rejestrów publicznych. Korzystanie z nich mają ułatwiać przepisy prawa, w tym ustawa o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU z 2005 r. nr 64, poz. 565), zwana dalej: u.inf. Jednak jednocześnie przepisy te wprowadzają wiele niejednoznaczności związanych z samym pojęciem rejestru publicznego. Z jednej strony na podstawie przepisów u.inf. status publicznego rejestru można nadać praktycznie wszystkim - nawet najmniej istotnym - zbiorom danych wytworzonym przez podmiot publiczny. Z drugiej jednak strony poza zakresem u.inf. pozostaje wiele rejestrów będących ważnymi elementami infrastruktury informacyjnej państwa. Ponadto, nie każdy zbiór danych zwany potocznie rejestrem faktycznie zasługuje na to miano. Obok typowych rejestrów mamy do czynienia z ewidencjami, listami i wykazami, które są już znacząco odmiennymi zestawami informacji.

Definicja rejestru publicznego

Zgodnie z definicją podaną w u.inf. rejestr publiczny to rejestr, ewidencja, wykaz, lista, spis albo inna forma ewidencji, służąca do realizacji zadań publicznych, prowadzona przez podmiot publiczny na podstawie odrębnych przepisów ustawowych. Tak sformułowane pojęcie nadaje status rejestru publicznego praktycznie wszystkim zbiorom danych prowadzonym np. przez samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej. Zbiory te mają ustawową podstawę prawną, ale powinno się je traktować podobnie jak rejestry prywatne, np. księgi przychodów i rozchodów, księgi udziałów czy księgi akcyjne. Zgodnie z u.inf. rejestrem publicznym są też wszelkiego rodzaju wykazy prowadzone przez organy administracji państwowej (np.: wykaz specjalizacji w dziedzinach związanych z ochroną zdrowia lub wykaz świadczeń wysokospecjalistycznych prowadzony przez Ministra Zdrowia) oraz ewidencje (np. sprawozdawczość statystyczna GUS-u).

Na podstawie obowiązującej w przepisach terminologii status rejestru publicznego można nadać praktycznie wszystkim, nawet najmniej istotnym zbiorom danych wytworzonym przez instytucję.

Poza definicją rejestru publicznego znajdą się natomiast rejestry prowadzone przez podmioty niepubliczne, np. przez organizacje samorządu zawodowego (rejestry pracowników medycznych: lekarzy, pielęgniarek i położnych, farmaceutów; rejestry praktyk: lekarskich, pielęgniarek i położnych). Rejestry te stanowią ważne elementy infrastruktury informacyjnej państwa, a powierzenie ich prowadzenia organizacjom samorządu zawodowego jest wyrazem przejęcia części kompetencji władczych państwa, a mianowicie - zadania publicznego. Przejawem takiego działania może być art. 49a ustawy o zawodach lekarza i lekarza dentysty (DzU z 2008 r. nr 136, poz. 857), zgodnie z którym prowadzenie indywidualnej praktyki lekarskiej, indywidualnej specjalistycznej praktyki lekarskiej oraz grupowej praktyki lekarskiej to działalność regulowana przez przepisy ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (DzU z 2004 r. nr 173, poz. 1807).

Konieczność wyraźnego oddzielania rejestrów publicznych od innych zbiorów danych wynika z reżimu prawnego, jakim objęte są te pierwsze

Fragment artykułu autora opublikowanego w grudniowym numerze miesięcznika "IT w Administracji"