Zbliża się koniec okresu przejściowego dotyczącego prowadzenia dokumentacji medycznej. Od 30 czerwca dokumentacja medyczna w zakładach opieki zdrowotnej oraz praktykach lekarskich oraz pielęgniarek i położnych musi być prowadzona wg zasad wynikających z rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 21 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania. Zmiany dotyczą między innymi prowadzenia dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej. Ułatwieniem dla jej wprowadzenia mają być zliberalizowane zasady dotyczące stosowania podpisu elektronicznego, zlecania utrzymania dokumentacji medycznej wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym oraz konserwacji dokumentacji (m.in. zniesienie obowiązku stosowania tzw. znacznika czasu).  Chociaż ułatwienia te powinny przyczynić się do znaczącego obniżenia kosztów wprowadzenia dokumentacji elektronicznej, to będą one jednak, zwłaszcza dla mniejszych jednostek ochrony zdrowia,  nadal stosunkowo wysokie, zwłaszcza w obszarze ich archiwizacji. Istota danych medycznych sprawia, że systemy informatyczne muszą zapewniać ochronę tych danych w stopniu wyższym niż wymaga tego ustawa o ochronie danych osobowych. Pomocne mogą okazać się więc środki unijne.  Obok regionalnych programów operacyjnych (RPO),  niepubliczne zakłady opieki zdrowotnej oraz praktyki: lekarskie oraz pielęgniarek i położnych mogą ich szukać m.in. w funduszach zarządzanych przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości w ramach tzw. działań Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka tj. działania 8.1 Wspieranie działalności gospodarczej w dziedzinie gospodarki elektronicznej oraz działania 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B. Pierwsze skierowane jest do mikro- i małych przedsiębiorców działających nie dłużej niż rok. Zgodnie z założeniami POIG, wspierane mają być m.in. projekty polegające na świadczeniu tzw. e-usług oraz wytworzenie produktów cyfrowych koniecznych do świadczenia tych usług. W przypadku ochrony zdrowia projekty mogą więc obejmować: np. udostępnianie pacjentom informacji zdrowotnej zarówno w postaci nieustrukturalizowanej (komunikaty, ogólne informacje dotyczące przebiegu choroby) jaki i ustrukturalizowanej (elektroniczna dokumentacja medyczna) za pośrednictwem internetowego konta pacjenta (e-usługi) oraz samą elektronizację dokumentacji (wytworzenie produktów cyfrowych). Maksymalny udział środków unijnych w kwocie dofinansowania to 85%. Obecnie trwa już szósty nabór wniosków do tego działania (wnioski o dofinansowanie można składać do 3 czerwca). Drugie działanie przeznaczone jest dla mikro-, małych i średnich przedsiębiorców. W jego ramach wspierane mają być – zgodnie ze szczegółowym opisem osi priorytetowych POIG – przedsięwzięcia o charakterze technicznym, informatycznym oraz organizacyjnym, które prowadzą do realizacji procesów biznesowych w formie elektronicznej obejmujących trzech lub więcej współpracujących przedsiębiorców. Mogą one polegać w szczególności np. na wdrożeniu platform informatycznych umożliwiających: zlecanie i odbiór wyników badań laboratoryjnych (współpraca praktyk lekarskich z wybranymi diagnostami laboratoryjnymi), konsultacje między profesjonalistami medycznymi zatrudnionymi we współpracujących placówkach ochrony zdrowia lub wdrażanie systemów informatycznych umożliwiających udostępnianie dokumentacji medycznej pacjenta pomiędzy współpracującymi lekarzami rodzinnymi a lekarzami specjalistami. Niezbędnym warunkiem otrzymania dofinansowania jest sformalizowanie współpracy z wybranymi placówkami ochrony zdrowia (minimum trzy) w postaci umowy o współpracy, którą beneficjent musi dołączyć się do wniosku o dofinansowanie.  W tym roku do działania 8.2 przewidziano dwa konkursy. Pierwszy skończył się w kwietniu, ogłoszenie drugiego ma nastąpić 19 września, a zakończyć się 28 października.

Dotychczas dofinansowanie w ramach działania 8.1 i 8.2 otrzymały m.in.: Centrum Medyczne LUXMED Sp. z o.o. na projekt „Wdrożenie systemu B2B umożliwiającego prowadzenie procesów biznesowych w formie automatycznej wymiany danych drogą elektroniczną” (1 mln zł),  ORMEDICA- Specjalistyczna Praktyka Lekarska na projekt „Stworzenie platformy konsultacyjnej zapewniającej specjalistyczne internetowe konsultacje medyczne” (0,5 mln zł), MEDYK SPÓŁKA Z O.O. na projekt „Wdrożenie systemu informatycznego B2B MEDYK sposobem zacieśnienia współpracy między podmiotami opieki zdrowotnej dla dobra pacjenta” (70 tys. zł). 

Przy opracowywaniu wniosku o dofinansowanie należy zwrócić szczególną uwagę aby fakultatywne wskaźniki produktu i rezultatu były mierzalne, weryfikowalne. Mogą to być np. liczba przesłanych dokumentów medycznych, liczba otrzymanych wyników badań laboratoryjnych, liczba wytworzonych dokumentów medycznych. Brak spełnienia założonych wskaźników może być równoznaczne z koniecznością zwrotu otrzymanych środków na dofinansowanie. Dlatego ważne jest aby wartość wskaźników, których osiągnięcie założono w projekcie były oszacowane na „realnym” poziomie. Często popełnianym błędem przez wnioskodawców jest niespójność wskaźników we wniosku i biznesplanie. Założenia wskazane we wniosku muszą ponadto posiadać umocowanie w biznesplanie. Należy zwrócić uwagę, aby nie popełnić błędów o charakterze zasadniczym, np. opisać projekt wg typu B2C (business to customer) zamiast projektu typu B2B (business to business). Kolejną rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę, jest zachowanie zgodności projektu ze zdefiniowanymi potrzebami wnioskodawcy oraz współpracujących przedsiębiorstw oraz czytelność i zgodność harmonogramów projektu zawartych we wniosku oraz biznesplanie. Należy pamiętać o realności wydatków projektowych. Sprawdzający wnioski mają w tym względzie bardzo duże doświadczenie i natychmiast zauważą, czy dany wydatek jest przeszacowany czy też nie. Pisząc wniosek powinniśmy unikać ogólnikowych sformułowań, nie wnoszących żadnej wartości merytorycznej. Oceniający zwracają szczególną uwagę na zwięzłość założeń projektowych i ich przejrzystość.  

W porównaniu do wcześniejszych konkursów, gdzie decydowała głównie kolejność zgłoszeń, obecnie, podczas oceny wniosków, PARP zapowiada, że szczególną uwagę zwracać będzie na innowacyjność projektów oraz jej uzasadnienie biznesowe. Istota projektów dotyczących elektronizacji dokumentacji medycznej, które z natury są innowacyjne, łatwość uchwycenia kluczowych problemów do rozwiązania, określenia obligatoryjnych wskaźników rezultatu i produktu, silne umocowanie projektów w przepisach prawnych i rządowych dokumentach strategicznych (m.in. strategia e-zdrowia na lata 2010 – 2015) oraz centralnych projektach informatycznych ochrony zdrowia realizowanych przez Ministerstwo Zdrowia (m.in. Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizy i Udostępniania zasobów cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych) sprawia, że tego typu projekty powinny mieć bardzo dużą szansę na dofinansowanie. Beneficjenci nie powinny mieć większych kłopotów w udowodnieniu ich innowacyjności oraz sposobu w jaki mogą one przyczynić się do podniesienia efektywności realizowanych procesów (np. procesów leczenia). W tym względzie warto jest sięgnąć, oprócz doświadczeń własnych, do opracowań i dokumentów unijnych, np. do opublikowanego w 2010 roku raportu firmy Gartner pt.  eHealth for a Healthier Europe! – opportunities for a better use of healthcare resources, który zawiera wyniki niedawno przeprowadzonych badań w Czechach, Francji, Hiszpanii, Holandii, Szwecji i Wielkiej Brytanii (badania były przeprowadzone na zlecenie rządu szwedzkiego), dotyczących efektywności wdrożeń systemów informatycznych w ochronie zdrowia, w tym elektronicznej dokumentacji medycznej oraz elektronicznej kartoteki zdrowotnej pacjenta.

Obecnie, z racji sukcesywnego wyczerpywania się źródeł dofinansowywania projektów informatycznych z regionalnych programów operacyjnych, konkursy ogłaszane przez PARP mogą stać się jednym z kluczowych sposobów na uzyskanie dofinansowania. Jedynie pięć województw (mazowieckie, podlaskie, lubelskie, łódzkie, śląskie) przewiduje ogłoszenie konkursów w 2011 roku, w ramach, których niepubliczne placówki ochrony zdrowia będą mogły uzyskać dofinansowanie projektów informatycznych.