Przejście na elektroniczną dokumentację medyczną stanie się obowiązkowe od dnia 1 sierpnia 2014. To przedsięwzięcie wymagające sporych inwestycji. Dla wielu placówek opieki zdrowotnej, zwłaszcza tych mniejszych, skorzystanie w tym zakresie środków unijnych, może stać się koniecznością.

Już we wrześniu Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości uruchamia kolejny konkurs na projekty informatyczne dla mikro-, małych oraz średnich przedsiębiorców. Nabór będzie odbywać się w ramach tzw. działania 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, które przewiduje udzielenie wsparcia na „przedsięwzięcia o charakterze informatycznym oraz organizacyjnym, które prowadzą do realizacji procesów biznesowych w formie elektronicznej, obejmujących trzy lub więcej przedsiębiorstw”. Chodzi tu przede wszystkim o projekty Business-to-Business (B2B), obejmujące relacje między firmą a partnerami, pośrednikami, dostawcami, dystrybutorami oraz punktami sprzedaży i świadczenia usług. W nadchodzącym konkursie PARP zapowiedziało, że szczególną uwagę przy ocenie projektów zwracać będzie na innowacyjność projektów. Stawia to niepubliczne zakłady opieki zdrowotnej oraz prywatne praktyki przed wyjątkową szansą pozyskania środków unijnych na projekty obejmujące cyfryzację dokumentacji medycznej, tym bardziej że zakres dotychczas udzielonego wsparcia przez PARP placówkom ochrony zdrowia tym zakresie, był niewielki.

Krok pierwszy: zapoznać się z tematem

 

Pierwszy krok to oczywiście zapoznanie się z podstawowymi materiałami dotyczącymi konkursu. Większość z nich jest dostępna na stronie www.parp.gov.pl. Lektura obowiązkowa to: regulamin przeprowadzania konkursu, przewodnik po kryteriach wyboru finansowanych operacji w ramach PO IG (w zakresie działania 8.2), instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu, wzór wniosku oraz biznesplanu. Pomocne mogą okazać się oficjalne prezentacje i publikacje PARP dotyczące konkursów z tego działania z lat poprzednich. W dość przejrzysty sposób ukazują one istotę finansowanych projektów. Warto też umówić się bezpośrednią rozmowę z ekspertem PARP. Aktualnie w kraju jest 110 takich punktów konsultacyjnych. Prezentacje, publikacje oraz wykaz punktów konsultacyjnych dostępne są na stronie internetowej PARP.

Krok drugi: znaleźć parterów do projektu

 

Jednym z wymogów konkursu jest podjęcie współpracy z minimum  dwoma innymi przedsiębiorcami w ramach projektu. Za przedsiębiorcę współpracującego z Wnioskodawcą, w rozumieniu Działania 8.2 PO IG, uważa się wyłącznie przedsiębiorcę, z którym Wnioskodawca przed złożeniem wniosku o dofinansowanie podpisał umowę o współpracy. Za datę rozpoczęcia współpracy uznaje się datę pierwszego zdarzenia gospodarczego odnotowanego w księgach rachunkowych Wnioskodawcy w połączeniu z przepływem finansowym związanego z realizacją zakresu merytorycznego umowy o współpracy. Data rozpoczęcia współpracy nie może być więc wcześniejsza niż data podpisania umowy o współpracy. Zasady organizacji i finansowania systemu ochrony zdrowia w Polsce sprawiają, że spora część placówek ochrony zdrowia w mniejszym lub większym stopniu współpracuje ze sobą w procesie leczenia i diagnostyki pacjenta (zlecanie badań diagnostycznych, konsultacje, zastępstwo, podwykonawstwo). Jej udokumentowanie nie powinno więc stanowić jakiegoś większego problemu. Jeśli takowej umowy brak, warto podjąć inicjatywę nawiązania współpracy już teraz, nie czekając do momentu rozpisania konkursu. W kontekście zakresu projektu, dobrze byłoby, aby przedmiot umowy o współpracy obejmował m.in. przekazywanie danych medycznych, zlecanie i odbiór elektronicznych wyników badań diagnostycznych, konsultacje lekarskie, kierowanie pacjenta na wyższy poziom referencyjny np. przez lekarza POZ do specjalisty. Warto podkreślić, w tym miejscu, że rozpoczęcie realizacji umowy musi nastąpić przed udzieleniem wsparcia, czyli podpisaniem umowy na realizację projektu. Nie popełnimy więc błędu kiedy umowę o współpracy zaczniemy formalnie realizować zaraz po ogłoszeniu wyników konkursu, a przed podpisaniem umowy. Wybór partnera współpracującego oraz okresu współpracy jest jednym z tzw. kryteriów merytorycznych – fakultatywnych. Jeśli uda nam się zaprosić do współpracy partnera zagranicznego a współpraca z innymi trwa już od dłuższego czasu, otrzymamy dodatkową premię punktową. 

Krok trzeci: sformułować istotę i założenia projektu

Największy problem to znalezienie sposobu ujęcia problematyki elektronizacji dokumentacji medycznej w wąskich ramach działania 8.2 POIG. Z jednej strony mamy jasno zdefiniowany cel, czyli wdrożenie elektronicznej dokumentacji medycznej, zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem, z drugiej strony w projekcie musimy wyeksponować te aspekty, które wpisują się w założenia konkursowe działania 8.2 POIG tj. elektronizację procesów biznesowych oraz współpracę w tym zakresie z innymi przedsiębiorcami. Jeśli chcemy uzyskać dodatkową premię przy ocenie wniosku, powinniśmy podkreślić dodatkowo w projekcie kwestię użycia technologii zaawansowanego podpisu elektronicznego oraz integrację już istniejących systemów informatycznych. Projekt powinien więc eksponować nie tyle wdrożenie elektronicznej dokumentacji medycznej, co bardziej  informatyzację procesów dokumentowania zdarzeń medycznych. Aspekt współpracy pomiędzy placówkami ochrony zdrowia, można wyeksponować poprzez zaakcentowanie problematyki zachowania ciągłości procesu leczenia oraz procesów rozliczania zlecanych świadczeń zdrowotnych i konsultacji. Zachowaniu ciągłości procesów leczenia niewątpliwie sprzyjać będzie umożliwienie profesjonalistom medycznym zatrudnionym we współpracujących placówkach ochrony zdrowia, dostępu do dokumentacji medycznej pacjentów (historia choroby, wyniki badań diagnostycznych, skierowanie). Oczywiście, o czym warto pamiętać, nie każde udokumentowane zdarzenie medyczne w postaci wpisu do elektronicznej dokumentacji medycznej, dokonane za pomocą systemu informatycznego będącego przedmiotem projektu, musi wiązać się z rozliczeniem z inną placówką zdrowotną. Ważne jest jednak aby system posiadał taką funkcjonalność, i aby była ona co jakiś czas wykorzystywana.

Krok czwarty: sformułowanie tytułu i syntetycznego opisu projektu

Zanim przystąpimy do opracowywania dokumentów konkursowych (wniosek, biznesplan, harmonogram rzeczowo-finansowy) warto pochylić się nad tytułem projektu oraz syntetycznym opisem projektu (max na 2000 znaków). Wbrew pozorom problem nie jest trywialny. Pamiętajmy, że choć eksperci PARP mają spore doświadczenie w ocenie projektów informatycznych, to jednak problematyka ochrony będzie dla nich obca i nie będą wgłębiali się w meandry medycyny. Konieczne będzie więc takie sformułowanie założeń do projektu, aby w przystępny dla nich sposób pokazać innowacyjność projektu. Zgodnie z wymogami konkursu tytuł powinien w jasny i nie budzący wątpliwości sposób obrazować zadanie, które zostanie zrealizowane w ramach projektu. Tytuł nie może być nadmiernie rozbudowany. Powinien liczyć nie więcej niż 15 wyrazów. Przykładem źle sformułowanego tytułu będzie więc: Rozwój współpracy B2B w niepublicznym zakładzie opieki zdrowotnej czy wdrożenie elektronicznej dokumentacji medycznej . Przykładem dobrze sformułowanego tytułu będzie natomiast: Automatyzacja/informatyzacja/elektronizacja procesów dokumentowania zdarzeń medycznych sposobem na zapewnienie ciągłości świadczeń zdrowotnych, Wdrożenie systemu informatycznego umożliwiającego wytwarzanie, archiwizację oraz udostępnianie elektronicznej dokumentacji medycznej współpracującym placówkom opieki zdrowotnej lub Wspólna platforma elektronicznej dokumentacji medycznej wsparciem procesów leczenia, konsultacji i diagnostyki. Uwzględnienie w projekcie zaawansowanego podpisu elektronicznego (za co możemy uzyskać dodatkowe punkty) będzie stosunkowo łatwe do uzasadnienia. Projektowany system zakładać bowiem będzie wytwarzanie i udostępnianie dokumentacji medycznej pacjentów na zewnątrz tj. do innej placówki ochrony zdrowia. Dokumentacja taka powinna nie tylko mieć charakter dokumentu równoprawnego z dokumentem papierowym ale również ze względu na zawartość (dane wrażliwe) powinna być szyfrowana.

Krok piąty: opracowanie dokumentów konkursowych

Mając już tytuł i pomysł na projekt możemy przystąpić do opracowywania dokumentacji konkursowej. Kluczowa sprawa przy opracowywaniu wniosku i biznesplanu to sformułowanie  wskaźników realizacji celów projektu na poziomie produktu oraz rezultatu. Wskaźniki muszą: 1) być obiektywnie weryfikowalne (ich wartości oparte na weryfikowalnych źródłach), 2) odzwierciedlać założone cele projektu, 3) być adekwatne dla danego rodzaju projektu, 4) być realne do osiągnięcia (w terminie zakończenia projektu). Obowiązkowymi i niepodlegającymi modyfikacji, wskaźnikami produktu są: 1) Liczba wdrożonych systemów B2B w ramach realizacji projektu (najczęściej będzie to jeden), 2) Liczba współpracujących przedsiębiorstw objętych wdrożonymi rozwiązaniami B2B (co najmniej 3), 3) Liczba zdefiniowanych w projekcie procesów biznesowych realizowanych poprzez wdrożony system B2B. Przykładami procesów biznesowych (rozumianych w sensie technologicznymi i organizacyjnym) mogą być przykładowo: utworzenie i aktualizacja dokumentacji medycznej, udostępnienie dokumentacji medycznej innej placówce opieki zdrowotnej, zlecenie i otrzymanie wyników badań diagnostycznych, przeprowadzenie konsultacji lekarskiej. Ponadto w przypadku, gdy zadeklarujemy, iż w ramach projektu nastąpi implementacja zaawansowanego podpisu elektronicznego fakt ten powinien znaleźć odzwierciedlenie w odpowiednich wartościach wskaźników produktu: Liczba przedsiębiorców objętych systemem B2B, którzy w ramach tego systemu wykorzystują zaawansowany podpis elektroniczny.  Poprzez rezultaty projektu należy rozumieć wymagane z punktu widzenia uzasadnienia nakładów i powodzenia przedsięwzięcia efekty wykorzystania/wdrożenia/uruchomienia produktów projektu. Rezultat informuje o wymiernych korzyściach oraz zmianach, jakie mają wystąpić u Wnioskodawcy w trakcie realizacji lub wkrótce po zakończeniu realizacji projektu. Obowiązkowo należy zaprezentować wskaźniki rezultatu Średnie miesięczne przychody z prowadzenia działalności (w PLN) oraz Średnie miesięczne koszty prowadzenia działalności (w PLN). Wnioskodawca ma możliwość zaprezentowania innych adekwatnych do charakteru projektu wskaźników rezultatu. Przykładowym rezultatem projektu może być: Skrócenie czasu realizacji konsultacji lekarskiej, Skrócenie czasu oczekiwania na wyniki badań diagnostycznych, Skrócenie czasu udostępnienia dokumentacji medycznej pacjenta placówce opieki zdrowotnej współpracującej w procesie leczenia. Określając deklarowane wartości wskaźników produktu i rezultatu należy mieć na uwadze, iż będą one przedmiotem kontroli na etapie realizacji, rozliczenia oraz trwałości projektu. Wartości wskaźników produktu i rezultatu stanowią zobowiązanie, którego niewypełnienie może uniemożliwić wypłatę dofinansowania oraz spowodować konieczność dokonania zwrotu wszystkich wcześniej otrzymanych środków publicznych w ramach projektu (zaliczek, refundacji etapowych) wraz z odsetkami. W związku z powyższym deklarowane wartości powinny być realne do osiągnięcia. Lepiej więc je zaniżyć niż wykazać się zbyt daleko idącym optymizmem.

Czy warto zlecac opracowanie dokumentacji konsultantom zewnętrznym?

Jeśli nie mamy doświadczenia w tym zakresie, to najlepszym rozwiązaniem jest zlecenie takiej usługi zewnętrznym konsultantom. Chociaż w większości konsultanci bazować będą i tak na udostępnianych przez nas dokumentach, to jednak posiadają wiedzę, nabytą w poprzednich konkursach, która pozwoli uniknąć błędów i zdecydowanie skróci czas opracowywania dokumentacji. Szacunkowy koszt takiego zlecenia to ok. 2, 3 tys. zł. Nie są to koszty duże, jednak pozwolą na dopracowanie dokumentacji w najdrobniejszych szczegółach.  

 

Artykuł autora bloga opublikowany w lipcowym numerze Lekarza Kontraktowego